Курсовая работа: Нормирование труда работников кадровой службы. Тема: Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы государственных учереждений Требования к кабинету отдела кадров на предприятии

"Отдел кадров коммерческой организации", 2011, N 12

Среди организационных мер, которые перечислены в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, есть обязанность лиц, уполномоченных локальными нормативными актами, вести переговоры об условиях заключения трудового договора. Но до его подписания работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. К последним относятся те акты, действующие в данной организации, которые содержат информацию, необходимую гражданину, желающему заключить трудовой договор, чтобы осознанно принять решение. Какие именно - можно узнать из ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор сведения и условия (например, о месте работы).

При этом ч. 4 ст. 57 позволяет сторонам трудового договора вносить в него дополнительные условия (не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами), в частности, уточняющие место работы (указывается структурное подразделение и его местонахождение), рабочее место (например, кабинет N 21). Внесение в трудовой договор сведений о рабочем месте улучшает положение работника, поскольку ограничивает возможность работодателя произвольно изменять указанное условие в период действия трудовых отношений. В этом случае представители работодателя, ведущие предварительные переговоры с потенциальным работником об условиях, включаемых в трудовой договор, обязаны ознакомить его с рабочим местом.

Что же представляет собой оборудованное рабочее место? Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 163 ТК РФ, где сказано, что работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки - предоставить рабочее место, не только оснащенное всем необходимым для производительного труда, но и безопасное для здоровья работников. Хотя эта статья ТК РФ не имеет прямого отношения к кадровикам, но можно использовать условия, указанные в ней, по аналогии. К таким условиям, в частности, относятся:

исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;
надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
обеспечение охраны труда и безопасности производства согласно требованиям законодательства.

Какие же специфические условия работодатель должен создать для эффективной работы, например, инспектору по кадрам? Каким должно быть типовое рабочее место сотрудника отдела кадров и из каких помещений должен состоять отдел кадров? Сразу отметим, что современных специальных норм или рекомендаций, принятых на федеральном уровне, в отношении норм и нормативов, определяющих требования к рабочим местам и помещениям отдела кадров, мы не обнаружили. Поэтому обратимся к подзаконным актам и специальной литературе <1>, посвященной исследуемому вопросу. Примеры из них будут предложены вашему вниманию <2>.

<1> См., например, брошюры: Научная организация управленческого труда. М.: Прогресс, 1968; Труд руководителя. М.: Экономика (серия ежегодных тематических выпусков: 1975 - 1978); Типовой проект рабочего места начальника производства для легкой промышленности. М.: ИПК Минлегпрома СССР, 1970; Межотраслевые методические рекомендации по предупреждению переутомления работников физического и умственного труда. М.: НИИ труда, 1979.
<2> Словарь-справочник для работы кадровой службы. М.: Московский кадровый центр при главном управлении по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома, 1989. 102 с.

Рабочие помещения отдела кадров

Трудовая деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, составленными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих <3> (далее - Квалификационный справочник служащих). Организационные требования к трудовой деятельности по функции "комплектование и подготовка кадров" указаны в Типовом проекте организации труда служащих <4>.

<3> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (действует в ред. от 14.03.2011).
<4> Первоначально издавался как акт "Организация труда рабочих и служащих. Управление предприятием" (последний выпуск датирован 1990 г.). Он должен находиться в специализированных научно-технических библиотеках. За более подробной информацией можно обратиться к правопреемнику НИИ труда Минтруда специализированному ФГУП "Научно-исследовательский институт труда и социального страхования" или в его структурное подразделение - Центральное отраслевое бюро научно-технической информации и пропаганды.

В соответствии с типовыми требованиями отдел кадров, состоящий из руководителя (начальника или менеджера по персоналу) и нескольких подчиненных ему сотрудников, занятых кадровой работой, должен иметь кабинетную планировку. Рабочее место лица, занятого управленческим трудом, во всех нормативных актах и специальной литературе называется рабочим кабинетом <5>.

В помещении отдела кадров кроме кабинета его руководителя должны быть кабинеты сотрудников и рабочая зона (помещение) для приема посетителей и работников. Это отдельное помещение специально оборудуется для работы с сотрудниками организации и кандидатами. В нем для удобства оформления документации лицами, прибывшими в кадровую службу, размещаются стол и несколько кресел или стульев.

Микроклиматические условия (допустимая температура, кратность обмена воздуха и его относительная влажность) в кабинетах (помещениях) должны соответствовать ГОСТ 12.1.005-88 "ССБТ. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны". При проектировании или оборудовании кабинета необходимо строго соблюдать нормы освещенности рабочего места СП 52.13330.2011 "Естественное и искусственное освещение". Уровень шума в рабочей зоне не должен превышать допустимые нормы, предусмотренные ГОСТ 12.1.003-83 "ССБТ. Шум. Общие требования безопасности".

Площадь помещений, в которых располагается отдел кадров, должна соответствовать требованиям СНиП 31-06-2009 "Общественные здания и сооружения". В них также предусмотрено рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень температуры в рабочих помещениях должен соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами, - от 18 до 20 град. Цельсия.

Рабочее место кадровика

Чтобы представить себе, что такое типовое рабочее место кадровика (относящегося согласно Квалификационному справочнику служащих к категории служащих-специалистов), воспользуемся рекомендациями по созданию специализированных мест кадровиков, предложенными в свое время Главным управлением по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома для упрощения аттестации рабочих мест в московских организациях. Учтем при этом, что рассмотренные акты, как и действующие сейчас рекомендации и нормативы, морально устарели и потому их можно использовать лишь как методическое пособие. Созданные на его основе локальные нормативные акты должны быть утверждены приказом руководителя организации.

Но сначала ознакомимся с содержанием понятия "рабочее место", которое сформулировано экспертами по применению конвенций Международной организации труда (МОТ) в докладе Global Jobs Pact <6>. Согласно этому документу из рабочих мест (рабочих зон) с прикрепленными к ним работниками формируется структурное подразделение (если это по численности не малое предприятие), а из ряда подразделений - организация в целом как типичная модель управления производственным процессом и трудовым коллективом. Следовательно, мировое сообщество считает, что рабочее место - это ограниченная территория работодателя, оборудованная для реализации конкретным работником своей трудовой функции. Аналогичное определение принято и в теории трудового права.

<6> Столкнувшись с перспективой длительного роста безработицы, бедности, неравенства и продолжения бедствий для предприятий, в июне 2009 г. Международная конференция труда, с участием правительств, работодателей и работников в лице делегатов 183 государств - членов МОТ, единогласно приняла Глобальный пакт о рабочих местах, призывающий членов ООН к соблюдению международных стандартов труда, которые обязывают правительства и работодателей создавать и сохранять рабочие места.

Итак, эксперты МОТ рассматривают рабочее место как первичную единицу (изначальное звено) в системе элементов, определяющих структуру организации, то есть как часть территории предпринимателя, приспособленную им для выполнения трудящимся трудовой функции или группой трудящихся (в том числе бригадой) общего производственного задания. Иными словами, рабочее место - пространственная зона, оснащенная необходимыми средствами труда, в которой совершается трудовая деятельность работника или группы работников, совместно выполняющих производственное задание.

Что же понимается под оборудованным рабочим местом сотрудника кадровой службы организаций г. Москвы? В специальной литературе сказано следующее: для кадровиков оно означает расположенный на определенном нормативами объеме площади, приходящейся на одного служащего, соответствующий комплект мебели и технических средств, необходимых для выполнения производственных функций - работы с людьми и работы с документами.

При кабинетной планировке оно должно иметь рабочую зону, в которой размещаются шкаф-стенка, письменный стол с поворачивающейся приставкой для удобства перемещения нужных устройств (телефона, принтера и т.п.) и документов, кресло подъемно-поворотное. Оборудование рабочего места должно обеспечивать кадровику возможность своевременно получать качественную информацию и использовать ее при подготовке управленческих решений. В комплект оргтехники должны входить аппаратура связи (телефон, факс), средства малой оргтехники (калькуляторы и т.п.).

В свою очередь, в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее - Укрупненные нормативы) <7> содержатся следующие разъяснения, что должны представлять собой оборудованные рабочие места инспектора по кадрам и табельщика.

<7> Утверждены Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.

Так, рабочее место инспектора по кадрам оборудуется подъемно-поворотным стулом, однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно укрепить на каждом ящике карточку с перечнем находящихся в нем папок. Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования их легко было вернуть на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами нужен шкаф или соответствующие ему по размерам полки и стеллажи, для хранения трудовых книжек и иных бланков строгой отчетности - несгораемый и водонепроницаемый шкаф или сейф.

Рабочее место табельщика оснащается однотумбовым столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения бланков ежедневной отчетности о наличии кадрового состава, листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих отсутствие работников на работе по уважительным причинам.

При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и ориентироваться на рациональную схему движения документов с учетом специализации исполнителей.

Кроме того, должны быть созданы безопасные условия труда и комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы сотрудников отдела кадров в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами <8>.

<8> См., например, ГОСТ 12.2.032-78 "ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования" и ГОСТ 12.2.033-78 "ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования".

При наличии в организации введенной в действие системы "АСУ-кадры" <9> (входящей в систему сетевых устройств и программного обеспечения, с помощью которых осуществляется электронный документооборот) потребуется полный комплект технических средств, обеспечивающих ее действие. Руководителю отдела кадров следует ознакомиться со специальной литературой <10>. Также потребуется соблюдать СанПиН "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" <11>.

<9> Как альтернативу "АСУ-кадры" допустимо использовать подсистему "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 Базовая" (либо ее более полные аналоги "Профессиональная" или "Корпоративная"), входящую в систему программ "1С: Предприятие 8", которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.
<10> См., например: Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989. 176 с.; Винокуров М.А. Компьютерные технологии в кадровых службах / М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов. И.: Издательство ИГЭА, 1997. 198 с.; Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, доп. М.: Strix, 1999. 224 с.; Кантарь И.Л. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. 1990. 304 с.
<11> См. подробнее статью Т.Ю. Бляшко "Организуем работу в помещениях с персональными компьютерами", 2010, N 5, с. 59 - 66; также см. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 118 "О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" (в ред. от 03.09.2010). Первоначальный текст документа опубликован в "Российской газете" от 21.06.2003.

Автоматизированное рабочее место кадровика

Квалификационным справочником служащих установлены следующие квалификационные требования к должности начальника отдела кадров. В его обязанности входит: 1) внедрение современных методов управления кадрами с использованием подсистемы "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест (АМ) работников кадровых служб; 2) создание банка данных о персонале организации; 3) своевременное пополнение этого банка; 4) оперативное предоставление пользователям информации из банка данных и др. В свою очередь, в требованиях к его знаниям указано, что он должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

При действующей в организации подсистеме "АСУ-кадры" рабочее место кадровика должно трансформироваться в его автоматизированное рабочее место (АРМ) за счет добавления к имеющемуся комплекту мебели технических средств сетевого оборудования и программного обеспечения. Это создаст возможность осуществления электронного документооборота.

На выбор конкретных технических средств, их функциональные, объемные и стоимостные показатели влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, фирма - производитель техники; стоимость эксплуатации. Как описаны в Интернете и специальной литературе типовые АРМ руководителя (начальника) кадровой службы и исполнителя кадровой работы (менеджера по управлению персоналом)? Они состоят из:

ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;
телефона и многофункционального устройства (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел), а при необходимости и настольный телефонный коммутатор;
факс-модема, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
шредера - уничтожителя бумаги (на отдел).

Такое АРМ обеспечит обмен сведениями в том числе между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, обеспечит возможность его своевременного пополнения и оперативного предоставления информации допущенным к ней пользователям. Организация АРМ для кадровиков позволяет оперативно решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т.п. Кроме того, с внедрением системы "АСУ-кадры" упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, как отдел кадров и бухгалтерия: они могут использовать канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети.

Отметим, что фирма "1С" выпускает специальную программу "1С: Зарплата и кадры". В фирме и у связанных с ней партнеров можно заказать создание нетипового или индивидуального программного продукта, учитывающего специфику конкретной организации. После внедрения новейшей технологии управления персоналом и проведения обучения правилам ее использования фирма и ее партнеры (либо представители) обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.

Правовые требования к документообмену между рабочими местами кадровиков и иных пользователей информацией о персонале

Введению в практику документообмена между работниками, представителями работодателя и подразделениями, электронного документооборота должен предшествовать приказ руководителя о назначении лиц, ответственных за его функционирование. В силу гл. 14 "Защита персональных данных работника" ТК РФ (см. ст. ст. 85 - 90) доступ лиц к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Полный доступ должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по организации лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.

Тем не менее к отдельным позициям персональных данных работников должны иметь доступ все сотрудники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием системы "АСУ-кадры" и АРМ. Причем наше законодательство этот вид правоотношений между работником и работодателем в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или в индивидуальных соглашениях.

При этом нужно знать, что в сфере кадрового документооборота кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные правомочным лицом, их электронными копиями в памяти ПК (ЭВМ). В случае трудового спора действующее законодательство не позволяет рассматривать как доказательство, например, факта увольнения работника приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на жестком диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ не имеет факсимильную или электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

Н.А.Бриллиантова

профессор,

заместитель заведующего

кафедры трудового права

и права социального обеспечения АТиСО,

ученый секретарь

докторского диссертационного

совета при АТиСО

В.В.Архипов

практикующий юрист

Актуальность темы.

В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, а следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.

Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации.

Вместе с тем практика использования труда персонала кадровых служб по квалификации, численности и т. п., также как его организация и нормирование, не отвечает требованиям современного кадрового менеджмента.

Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.

Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает решение ряда вопросов:

во-первых, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;

во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную

разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадровых служб;

в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждого сотрудника;

в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и другие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и в организации;

в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.

Под благоприятными условиями труда понимают совокупность факторов производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Такими факторами являются санитарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).

Целью данной курсовой работы является исследование оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы государственного учреждения МГУП «Мосводоканал».

В рамках курсовой работы будут решены следующие задачи:

Исследованы механизмы организации труда работников кадровой службы;

Рассмотрены требования к оснащению рабочих мест сотрудников кадровой службы;

Проведен анализ деятельности кадровой службы МГУП «Мосводоканал»;

Проведено исследовании е оснащения рабочих мест сотрудников МГУП «Мосводоканал».

В качестве объекта исследования выступает МГУП “Мосводоканал”.

Предметом исследования являются принципы оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы.

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Элемент операции – действие одного исполнителя, не подлежащее расчленению и являющееся целесообразным только в комплексе с остальными элементами операции.

Процедура – определенная последовательность выполнения комплекса операций по обработке документированной цели, заканчивающаяся определенными по форме и содержанию результатами.

Для технологического разделения труда характерно закрепление отдельных операций или их комплекса за конкретным исполнителем. Например, один работник оформляет документы при приеме на работу, составляет приказ, на основе которого делается запись в трудовой книжке, составляет личное дело, знакомит работника с правилами трудового распорядка; другой – занимается составлением статистической отчетности и справок по учету личного состава, отчетов о численности и составе специалистов с различным уровнем образования, о движении кадров и т. п. Основа такого разделения – перечень закрепленных операций и процедур с указанием их объема и, соответственно, затрат рабочего времени на их осуществление.

Профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда предполагают распределение обязанностей между работниками с учетом осуществляемой деятельности и требуемой для выполнения работы квалификации и установление взаимосвязей работников в их трудовой деятельности.

Профессионально-квалификационное разделение труда осуществляется на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 “Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих”.

Квалификационный справочник (КСД) включает в себя квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих, осуществляющих функции кадрового менеджмента на предприятии (в организации). Характеристика каждой должности содержит три раздела:

· “Должностные обязанности” – перечислены функции, которые должны быть полностью или частично выполнены работниками, занимающими данную должность;

· “Должен знать” – содержатся требования, предъявляемые к работнику, занимающему данную должность, в отношении знаний по специальности, законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, а также методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

· “Требования квалификации” – определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения основных функций и обязанностей, и требования к стажу работы.

КСД, регламентируя труд работников, способствует организации рациональных разделения и кооперации труда посредством определения должностных обязанностей и предъявляемых требований к квалификации работников.

С целью четкого разделения трудовых функций и обязанностей специалистов и технических исполнителей и регламентации их труда применительно к условиям данного предприятия (организации) разрабатываются должностные инструкции для всех видов должностей, предусмотренных штатным расписанием, кроме должности руководителя, права и обязанности которого определяются соответствующим положением .

Должностная инструкция позволяет исключить дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе, своевременность и обязательность осуществления закрепленных за конкретными исполнителями работ. При разработке должностных инструкций необходимо учитывать специфику данного предприятия (организации), наличие современной вычислительной и компьютерной техники для работы с информационной кадровой документацией и пр.

Выбор вариантов разделения и кооперации труда работников кадровых служб должен обеспечить максимальную их занятость при оптимальной и равной напряженности труда, а также взаимозаменяемости работников в процессе их трудовой деятельности.

1.2. Оснащение рабочего места работника кадровой службы

Важным для каждого работника кадровой службы является организация его рабочего места, включая рациональную планировку (внешнюю по отношению к другим рабочим местам и предметам оснащения и внутреннюю, обеспечивающую рациональное расположение предметов и средств труда на рабочем месте), а также оснащение, в т. ч. информационными документами, и обслуживание, создание благоприятных условий труда.

Планировка и оснащение рабочих мест зависят от специфики трудовой деятельности работника и занимаемой должности. Можно использовать типовые проекты, которые содержат перечень работ, соответствующее оснащение и планировку, обслуживание, включая схему информационных связей, перечень поступающих документов для хранения и использования и т. п.

Применительно к рабочим местам работников кадровых служб – это типовой набор мебели, отвечающий как антропометрическим и функциональным данным человека, так и эстетическому восприятию дизайна. Комплексность оснащения предусматривает наличие на рабочем месте современной техники и ее рациональное размещение, в т. ч. безопасное для здоровья. Обслуживание рабочего места должно предусматривать информационные связи, документооборот и пр., обеспечивающие оперативность, объективность и достоверность получения и обработки информации. Все вместе должно способствовать эффективной работоспособности работника в течение рабочего дня, качественному выполнению функций и обязанностей.

Рабочее место инспектора по кадрам, как правило, включает в себя набор мебели (стол, подъемно-поворотный стул, стул для посетителей), а также мини-компьютер, лотки для документов, телефонный аппарат, телефонный справочник и пр.

Типовое рабочее место табельщика оснащается столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения документов (бланков) и пр.

Санитарно-гигиенические условия труда на рабочем месте регламентируются санитарными нормами, нормативными документами, стандартами техники безопасности. При установлении рационального режима труда и отдыха рекомендуется использовать первую половину дня для выполнения основных функций, вторую – для проведения производственных совещаний и т. п., конец дня или определенные дни недели – для консультаций и приема посетителей. В ряде случаев целесообразно использовать индивидуальные режимы труда, скользящие графики работы .

Эффективность трудовой деятельности персонала кадровой службы в значительной мере определяется организацией трудового процесса и также методами его осуществления. Трудовой процесс, как правило, состоит из комплекса операций или процедур, каждая из которых имеет свое назначение и порядок выполнения (последовательное, совмещенное и пр.). Так, процедура “прием на работу” включает в себя 42 операции; “оформление документов при приеме на работу работников” – 10 (в т. ч. заполнение учетной, алфавитной, личной карточек, составление приказа, запись в трудовую книжку и пр.).

Метод труда характеризует способ выполнения трудового процесса работником для получения максимального результата при минимальных затратах рабочего времени и устойчивой работоспособности в течение рабочего времени.

Методы труда любого работника в значительной мере определены организацией его рабочего места, выбранными формами разделения и кооперации трудовых функций (работ), технологией и другими моментами, регламентирующими трудовой процесс. Однако применение рациональных приемов и методов выполнения конкретной работы во многом зависит от самих работников . Например, при ведении дневника времени работник может успешнее определить приоритетность решения тех или иных задач, выполнения соответствующих операций, решить вопросы делегирования отдельных работ (функций) без освобождения от ответственности (особенно важно для руководителя), учитывать использование рабочего времени и определять причины его потерь, принимать соответствующие меры, достигать оптимальную работоспособность в рамках естественного ритма с учетом своих особенностей и т. п.

Большое значение имеет применение рациональных методов работы в сфере информации и коммуникаций. Так, обработка информации может быть упорядочена, систематизирована и ориентирована на эффективное достижение задачи при применении различных методов и приемов выполнения тех или иных функций (работ). Это влияет на сроки выполнения работ, их своевременность и достоверность результатов при передаче другим работникам в условиях принятого разделения и кооперации трудовых обязанностей и т. п. В сфере коммуникаций для успешной работы персонала кадровой службы необходимо применять рациональные способы проведения совещаний, приема посетителей, ведения телефонных переговоров и корреспонденции и др. Эти вопросы широко рассматриваются в специальной литературе по управлению персоналом, но, на наш взгляд, без достаточной ориентировки их решения на конечные результаты как по существу, так и по затратам рабочего времени исполнителя функций кадрового менеджмента.

1.3. Нормирование труда работников кадровых служб

Совершенствование организации труда работников кадровых служб по основным направлениям непосредственно связано с решением задач нормирования, т. е. изучением, проектированием и установлением необходимых затрат труда (норм труда) и его результатов, численности и соотношений численности работников различных должностей.

Решение вопросов нормирования труда персонала кадровых служб не обеспечено в должной мере нормативно-методическими и справочными материалами. В связи с этим предлагается использовать отечественный опыт нормирования труда аналогичных категорий работников с учетом специфики содержания, характера и предмета труда персонала кадровой службы.

Основные виды норм труда, методы их установления, внедрения, обоснования и другие вопросы нормирования определены законодательно гл. 22 ТК РФ “Нормирование труда”.

К основным видам норм труда относятся нормы времени (выработки), обслуживания, численности, числа подчиненных и др. На основе норм времени и обслуживания устанавливаются нормированные задания.

Применение тех или иных видов норм труда определяется степенью стабильности, повторяемости и уровнем продолжительности нормируемых работ (операций, комплексов операций, процедур).

Нормы времени устанавливаются на работы по комплектованию и учету кадров, в т. ч. на отдельные операции (например, “оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих”), на комплекс приемов (“оформление и учет трудовых книжек”), процедуры (“составление технической отчетности и справок по учету личного состава”).

На работы по делопроизводственному обслуживанию (например, экспедиторские, канцелярские, архивные) целесообразно устанавливать типовые нормы времени. При выполнении табельных работ (проверку наличия работников на рабочих местах, составление рапортов о движении личного состава работников, учет использования рабочего времени и др.) и использовании традиционных систем учета (рапортно-ведомостной, пропускной по карточкам, обходной) рекомендуется устанавливать нормы обслуживания.

Перспективным направлением совершенствования нормирования работников кадровых служб является установление и применение нормированных заданий.

Нормированное задание – это состав и объем работ, которые должен выполнить работник за определенный период времени с соблюдением принятых требований к качеству. Нормированные задания работникам, которые заняты выполнением периодически повторяющихся работ (функций), рекомендуется устанавливать действующими методами нормирования труда.

Целесообразность и возможность установления и применения нормированных заданий для работников кадровой службы необходимо определять на основе анализа содержания нормируемых трудовых функций, степени их повторяемости и других факторов.

Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и увеличить заинтересованность работников в выполнении большего объема работ и совмещении профессий и должностей.

Период установления нормированных заданий определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости выполняемых функций (работ):

· для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, – на декаду или месяц по определенному алгоритму;

· для сложных – на более длительный срок с учетом их характера и содержания.

Степень детализации нормированного задания зависит от количества наименований работ, периодичности их повторяемости и других факторов.

Разработку нормированных заданий для работников кадровых служб и служб управления персоналом рекомендуется проводить в несколько этапов:

· изучение содержания труда работников службы (на основе проведения фотографий рабочего дня, анкетного опроса, составления классификатора выполняемых работ, их повторяемости и целесообразности выполнения и т. п.);

· подготовка нормативных документов (нормативов времени на виды выполняемых работ, проектирование рациональной организации труда и т. п.);

· установление нормированного задания на основе перечня работ, планируемых на определенный период, учета факторов, влияющих на величину затрат времени, нормирования видов работ, планирования трудоемкости объема предусмотренных работ, определения резерва времени на выполнение оперативных работ .

Установленное нормированное задание при необходимости требует уточнения путем оценки выполненной работы, выявления затрат времени на работы, не предусмотренные заданием, расчета трудоемкости выполненного объема работ, определения фактически отработанного времени и т. п.

Нормированное задание считается выполненным при условии осуществления всего объема работ в установленные сроки и с соответствующим качеством (результатом).

Для нормирования труда персонала кадровых служб рекомендуется использовать опытно-статистический и аналитический методы нормирования.

Опытно-статистический метод предполагает определение норм трудовых затрат на основе статистических аналогичных данных, суммарных наблюдений за использованием рабочего времени и т. п. Он менее трудоемок, но не обеспечивает достаточной точности и обоснованности устанавливаемых норм труда.

Аналитический метод позволяет устанавливать обоснованные нормы трудовых затрат, обеспечивающие оптимальную их напряженность и достоверность. В зависимости от способа определения величины нормы труда различают аналитически-исследовательский и аналитически-расчетный методы .

Исходную информацию для установления норм трудовых затрат на выполнение тех или иных функций кадрового менеджмента аналитически-исследовательским методом получают по результатам изучения трудовых процессов путем проведения фотографий рабочего времени, хронометража, фотохронометража, а также самофотографий, что особенно актуально применительно к нормированию труда работников кадровой службы.

При аналитически-расчетном методе нормы труда рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Это обеспечивает необходимую степень обоснованности норм при значительно меньших затратах времени и средств на сбор исходной информации по сравнению с исследовательским. Так, для нормирования работ по комплектованию и учету кадров могут быть рекомендованы Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Глава 2. Исследование организации и оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал»

2.1. Социально-экономическая характеристика предприятия

Мосводоканал – это мощный индустриальный комплекс по производству питьевой воды и приему и очистке сточных вод, имеющий развитую инфраструктуру, которая включает десятки насосных станций, очистные сооружения и инженерные системы подачи и распределения воды.

Московский водоканал эксплуатирует крупнейшую в Европе и одну из старейших в России городских систем водоснабжения. Протяженность водопроводной сети Москвы составляет более 11 тысяч километров.

Сегодня в Мосводоканале работает более 10000 человек, из них рабочих - 63%, специалистов 28%, руководителей - 8,8% и служащих - 0,2%. Сохраняется стабильность и преемственность кадров, наиболее опытные и профессиональные работники в возрасте от 36 до 55 лет составляют 60 % от общего числа занятых на производстве. Средний возраст работников предприятия составляет 46 лет, в том числе рабочих- 45 года, специалистов - 43,7 года, руководящих работников - 47,3 лет. Постоянно ведется работа по улучшению качественного состава работающих.

Более 500 работников успешно сочетают работу с обучением в ведущих профильных вузах Москвы: МГСУ, МИКХиС, МЭИ и других. На предприятии трудятся 47 кандидатов наук, 19 человек учатся в аспирантуре.

В настоящее время на предприятии количество работников с высшим образованием составило 3548 чел. (28,0%), средним специальным - 2806 чел. (22,7%), средним - 5485 чел. (44,3%) и неполным средним - 616 чел. (5%).

В 1 квартале 2009 г. 438 руководящих работников и специалистов и 556 рабочих прошли обучение и повышение квалификации по различным направлениям деятельности предприятия.

1 октября 2008 года рейтинговая служба Standard & Poor"s присвоила Мосводоканалу кредитные рейтинги, которые позволяют рассматривать предприятие как инвестиционно - привлекательное. Присвоение Мосводоканалу кредитных рейтингов инвестиционного класса свидетельствует о том, что оно открыто и идет в ногу с современными тенденциями развития.

2.2. Анализ деятельности кадровой службы

Структура штата по управлению персоналом в МГУП “Мосводоканал” выглядит следующим образом (Рис. 1.):

Рис. 1.Структура по управлению персоналом МГУП “Мосводоканал”

Рассмотрим функции выполняемые отделом управления по работе с персоналом.

Кадровое делопроизводство и учет персонала осуществляется Отделом кадрового делопроизводства и учета персонала, который выполняет технические функции: оформление кадровых приказов и распоряжений, оформление приема, перемещения и увольнения сотрудников, пенсионных дел, формирование и ведение личных дел, табеля учета рабочего времени, составление описания работ, должностных инструкций и квалификационных требований.

Отдел подбора, адаптации и развития персонала . На этот отдел возложено несколько функций:

- по планированию персонала.

Если предприятие развивается, то кто-то должен заранее составить план подбора персонала, планировать его обучение, оценку и другие мероприятия. Квалифицированный персонал сейчас дефицит. За один день не подберешь, не переподготовишь. Это надо делать заранее, то есть планировать.

Конкретное определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

- по адаптации персонала

После найма очень важно, чтобы сотрудник быстро вошел в работу и стал эффективным. Для этого необходимо организовать работу по первичной адаптации нового сотрудника, помочь ему понять, что от него требуется, как он должен выполнять работу, с кем взаимодействовать. В этих целях Московское государственное унитарное предприятие «Мосводоканал» с 2001 года сотрудничает с Государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования Политехническим колледжем № 19.

Учащиеся колледжа проходят на подразделениях Мосводоканала производственную практику, во время которой получают заработную плату от предприятия. Организуется производственное обучение учащихся колледжа в Учебном Центре Мосводоканала. Проводится работа по заключению договоров с некоторыми учащимися о дальнейшем трудоустройстве на предприятии. А также в 1973 г был открыт Учебный центр МГУП "Мосводоканал". Так, в 2007 году в аудиториях и мастерских Учебного центра прошли подготовку и повышение квалификации 5801 человек.

Для “новичков” же в МГУП “Мосводоканал” назначается наставник сроком до 1 года.

- по оценке и аттестации персонала

Руководителю лучше знать, как работает персонал. Для объективной оценки работы, очевидно, мало неформального подхода к этому. Нужны и аттестации, и другие формальные формы определения эффективности сотрудников. Оценка результатов деятельности позволяет руководству определить наиболее выдающихся работников и реально поднять уровень их достижений, переводя их на более привлекательные должности. В основном, оценка результатов деятельности служит трем целям: административной, информационной и мотивационной.

По истечению испытательного срока, (для “новичков”- на усмотрение наставника) назначается оценка деятельности и профпригодности работника. Аттестация же всех работников проводится на усмотрение начальника отдела управления персоналом.

- по мотивации персонала

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей, во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми. Большое значение имеют гарантия занятости, условия труда, уровень оплаты, характер межличностных отношений в коллективе работников и т.п. Так, в начале 2008 года на предприятии МГУП “Мосводоканал” был создан “Отдел развития и мотивации труда персонала”, целью которого стоит создание адекватной системы стимулирования и мотивации труда.

Система подбора персонала.

Подбор и набор персонала осуществляется группой набора и подбора персонала. МГУП “Мосводоканал” использует как внешний, так и внутренний способы набора персонала.

Использование внешних источников привлечения персонала, позволяет обеспечить более широкий выбор среди претендентов на должность. При этом удовлетворяется абсолютная потребность в кадрах. Новый человек, как правило, легко добивается признания в коллективе, что снижает угрозу возникновения интриг внутри организации. Появляется новый импульс в развитии организации.

Недостатками привлечения персонала за счет внешних источников, как правило, являются: большие затраты на привлечение кадров, высокий удельный вес работников, принимаемых со стороны. Также внешние источники способствуют росту текучести кадров, появляется высокая степень риска при прохождении испытательного срока; плохое знание организации; длительный период адаптации; блокирование возможностей служебного роста для работников организации, что ухудшает социально-психологический климат среди давно работающих в организации. Есть еще минус - нового работника плохо знают в организации.

Для замещения должностей в штате компании чаще всего используется внутренний способ подбора персонала. Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и усиливает привязанность работников к организации.

Преимущество внутреннего способа подбора персонала в том, что у сотрудника появляются шансы для служебного роста, улучшается социально психологический климат в коллективе. Привлекают и низкие затраты на привлечение кадров. Уровень оплаты в организации остается стабильным (претенденты со стороны могут предъявить более высокие требования в отношении оплаты труда). Происходит рост молодых кадров данной организации, быстрое заполнение освободившейся должности, без адаптации.

Использование внутренних источников привлечения кадров позволяет обеспечить “прозрачность” кадровой политики, высокую степень управляемости, возможность планирования данного процесса и целенаправленного повышения квалификации персонала. Решается проблема занятости собственных кадров, повышается мотивация и степень удовлетворения трудом у работников. Если перевод на новую должность совпадает с желанием самого претендента, то отмечается рост производительности труда.

Организация, производящая набор персонала за счет внутренних источников привлечения претендентов, имеет возможность избежать убыточной текучести кадров.

Недостатками внутренних источников привлечения персонала является появление панибратства при решении деловых вопросов, снижение активности рядового работника, претендующего на должность руководителя, а также возможно появление напряжения и соперничества в коллективе в случае появления нескольких претендентов на должность. Кроме того, не удается полностью удовлетворить количественную потребность в кадрах, удовлетворяется только качественная потребность, но через переподготовку или повышение кадров, что требует дополнительных затрат.

МГУП “Мосводоканал” не использует специальных тестов и испытаний при приеме на работу. Соискатель присылает резюме, которое изучается Отделом подбора, адаптации и развития персонала, далее этим отделом организуется собеседование начальника отдела или представителя отдела с кандидатом. При необходимости на собеседование приглашается специалист или руководитель который может оценить знания и профессиональные навыки кандидата. Начальник отдела управления по работе с персоналом проводит анализ результатов собеседования, изучает документы предоставленные кандидатом, принимает решение о приеме (переводе) кандидата или отказе.

2.3. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал»

Должностная инструкция инспектора по труду по МГУП «Мосводоканал» включает в себя общую часть, квалификационные требования, профессиональные требования, методическую подготовку, основные задачи и обязанности, права инспектора, ответственность (семь разделов).

Основные права и обязанности инспектора по труду:

Оформление документации при приеме, переводе (перемещении) и увольнении работников;

Ведение документооборота и учета движения личного состава;

Учет и контроль явок на работу, передача необходимых сведений на ГВЦ;

Обработка листков нетрудоспособности, документов по сверхурочным и другим работам;

Оформление всех видов отпусков;

Уточнение и корректировка отработанного времени работников по итогам работы за месяц;

Составление отчетов, справок, заявок, предоставление их в вышестоящие организации и заинтересованным специалистам.

Инспектор по труду несет ответственность:

За учет затрат рабочего времени;

Оформление и своевременное предоставление отчетной и информационной документации.

Квалификационные требования:

Среднее специальное образование (без требований к стажу работы);

Практические навыки работы на электронно-вычислительных устройствах, счетной и другой оргтехнике;

Знания основ кадрового менеджмента, условий оплаты труда и основных положений по учету рабочего времени.

При этом инспектор должен уметь профессионально:

Рассчитывать и применять графики труда и отдыха работников;

Оформлять необходимые документы при приеме на работу, переводе (перемещении) и увольнении;

Пользоваться кодификатором профессий, должностей и прочей документацией;

Проводить анализ затрат рабочего времени, обрабатывать документацию по учету рабочего времени;

Пользоваться действующими руководящими и организационными материалами.

Приведем расчет оперативного времени на выполнение отдельных операций и их комплексов по Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работу по комплектованию и учету кадров.

В указанных Межотраслевых нормативах установлены нормы времени на работы:

· по оформлению документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

· оформлению и учету трудовых книжек;

· оформлению документов по учету движения кадров;

· составлению статистической отчетности и справок по учету личного состава;

· составлению справок;

· участию в разработках планов и других работ, выполняемых работниками по комплектованию и учету кадров;

· связанные с бюро по трудоустройству и информации населения;

· связанные с АСУ и с бюро пропусков и пр.

Эти нормы разработаны применительно к типовому рабочему месту инспектора по кадрам и табельщика. Нормативная часть выполнена в табличной форме с указанием содержания нормируемых работ и операций и имеет следующий вид.

Таблица 1

1. ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа о приеме на работу (форма);

2. заполнение алфавитной карточки (форма);

3. размещение ее в картотеке;

4. заполнение учетной карточки специалиста (форма) и размещение ее в картотеке;

5. составление приказа о зачислении на работу;

6. запись в трудовую книжку и отметка о приеме на работу;

7. оформление личного дела (форма);

8. составление отчета о приеме на работу;

9. ознакомление работника с правилами трудового распорядка;

10. заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:

Нвр = Топ (1 + К/100),

где Нвр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;

Топ – норматив времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

Таким образом, норма времени на выполнение операции “оформление документов при приеме на работу одного рабочего” составит:

Нвр = 0,46 (1 + 8:100) = 0,50 чел.-ч.

Согласно нормативным материалам, процедура “оформление и учет трудовых книжек” состоит из комплекса операций, на выполнение которых установлены свои нормативы времени:

1. выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки (единица измерения – одна трудовая книжка или вкладыш, один дубликат; норматив времени – чел.-ч);

2. запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях и др. (единица измерения – одна запись; норматив времени – чел.-ч);

3. снятие копии трудовой книжки (факторы – количество записей в трудовой книжке; единица измерения – одна копия; норматив времени – чел.-ч).

Норма времени на выполнение процедуры “оформление и учет трудовых книжек” при условии выписки одной трудовой книжки, одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:

Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8/100) = 0,864 чел.-ч.

Более сложной задачей является определение необходимой численности работников служб по управлению персоналом и отделов кадров.

· по фактически сложившемуся удельному весу отдельных групп персонала, при котором численность не нормируется, а искусственно сохраняется на ранее достигнутом уровне;

· на основе анализа затрат рабочего времени посредством проведения фотографий рабочего дня, использования метода моментальных наблюдений изучения затрат рабочего времени и др. Метод позволяет определить оптимальную численность, учесть специфические аспекты трудовой деятельности работников, выявить возможности изменения численности в ту или иную сторону в целях обеспечения экономических результатов. Однако наблюдения за использованием рабочего времени, лежащие в его основе, часто носят субъективный характер и сводятся лишь к установлению доли потерь рабочего времени и последующему пропорциональному сокращению численности работников. К тому же из-за трудоемкости этот метод в большинстве случаев применяется выборочно для разработки нормативов, предназначенных для многократного применения в отдельных подразделениях, службах;

· согласно проекту расстановки персонала по рабочим местам либо прикреплению к постоянному выполнению определенных функций (работ);

· по нормативам времени выполнения отдельных видов работ (функций). Устанавливаются перечень работ и их объем, по нормативам определяется общая нормативная трудоемкость всего объема работ (функций), которая делится на полезный фонд времени одного работника и таким образом определяется численность персонала, необходимого для выполнения нормируемых работ (функций). Применение этого метода затруднено, особенно для нормирования численности специалистов и других служащих в связи с большим разнообразием выполняемых ими работ (функций), отсутствием четкой последовательности их осуществления и возможности заранее предвидеть весь объем работ, а также из-за недостаточного охвата всех работ (функций) нормативами и их высокой степени дифференциации, что увеличивает трудоемкость нормирования;

· по нормативам численности или нормам обслуживания. Методика проста и сводится к тому, что в зависимости от каких-либо факторов по таблицам или нормативным формулам рассчитывается численность работников данной профессии.Разработка нормативов численности является достаточно сложной нормативно-исследовательской работой, требующей применения математических методов, программного обеспечения и пр.

Рассчитаем численность инспекторов по труду и табельщиков, выполняющих традиционный круг работ (функций), используя Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Будем считать, что инспектор по труду в течение года выполняет все операции по комплектованию и учету кадров на предприятии (организации) при традиционном варианте управления персоналом.

Порядок расчета следующий:

· на каждую операцию устанавливается норма времени (в чел.-ч) в зависимости от факторов, влияющих на ее величину, с учетом единицы измерения нормируемой операции;

· с учетом объемов планируемых работ на год по каждой операции устанавливается трудоемкость нормируемых работ и трудоемкость работ, не предусмотренных нормативными материалами;

· суммарная трудоемкость по нормируемым операциям и непредусмотренным нормативным материалам делится на полезный фонд рабочего времени одного работника.

Численность рассчитывается (при условных объемах работ в год) по формуле:

Ч = То: Фп,

где То – суммарная трудоемкость работ на год, чел.-ч;

Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято – 1910 ч).

Тогда Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.; принято Ч = 3 чел.,

где 70 – годовая трудоемкость работ не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч.

Таблица 2

Расчет численности инспекторов по кадрам

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ (операций)	Влияющие факторы	Нормативы времени, чел.-ч	Нормы времени, чел.-ч	Объем работы за год	емкость операций,
Оформление документов при приеме на работу	Один работник
Оформление документов при увольнении	Один работник
Оформление документов работнику при уходе на пенсию по возрасту или инвалидности	Один работник
Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и пр.	Один отчет	списочная численность персонала – 10 000 чел.
Оформление характеристики на работника	Один работник
Другие операции
емкость нормируемых работ

Численность табельщиков определяется делением среднесписочной численности работников предприятия (организации) на норму обслуживания, установленную по нормативам времени по формуле:

Ч = Чсп: Нобс,

где Чсп – среднесписочная численность работников, чел.;

Нобс – норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета, децентрализованной форме его организации, среднесписочном числе работников 10 000 чел. и норме обслуживания 490 чел. численность составит:

Ч = 10 000: 490 = 20 чел.

Рабочие места сотрудников кадровой службы оснащены в соответствии с должностными категориями и инструкциями. При планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров рекомендуется учитывать следующие требования:

Устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

Размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;

Материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

Средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они потребуются;

Для быстрого и безошибочного отыскания документов использовать различные по цвету папки.

Схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам и табельщика показаны соответственно на рис. 2 и 3.

Рис. 2. Оснащение рабочего места инспектора по кадрам

Рис. 3. Оснащение рабочего места табельщика

Первичными документами по учету кадров на предприятии (в организации) являются приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении и переводе на другую работу, записки о предоставлении отпусков, на основании которых делают соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книжках и др.). Личные карточки заполняются отделом кадров на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, на основании опроса рабочего или служащего и соответствующих документов: паспорта, диплома, трудовой книжки, удостоверения и др. О всех последующих изменениях в трудовом пути работника в личных карточках делаются соответствующие отметки, после ознакомления с которыми он ставит свою подпись.

На специалистов с высшим образованием кроме личной карточки заполняется также учетная карточка. Заполненную учетную карточку подписывает поступающий на работу и заверяет начальник отдела кадров.

Личные карточки работников комплектуются по структурным подразделениям предприятия в алфавитном порядке. Они составляют картотеку личного состава организации. По данным личных карточек ведут учет численности, состава работников и его изменений в соответствии с типовой и отраслевыми инструкциями по статистике численности рабочих и служащих. На крупных предприятиях для облегчения работы с картотекой на каждого работника заводят вспомогательную алфавитную карточку. Картотека указанных карточек ведется по предприятию (организации) в целом, карточки в ней раскладываются в алфавитном порядке и содержат следующие сведения: фамилия, имя, отчество, цех, отдел; занимаемая должность; номер личного дела и табельный номер. Личные карточки работников после их увольнения хранятся в отделе кадров предприятия в течение двух лет, а затем в архиве предприятия еще 33 года.

На руководителей, специалистов, а также материально ответственных лиц кроме личных и учетных карточек в отделе кадров ведутся личные дела, которые представляют собой набор различных документов, характеризующих их биографические, деловые и личностные качества. Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В них входят такие документы: опись документов, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, заявление о приеме на работу, копии представлений для назначения или утверждения в должности, копии материалов по результатам конкурсов специалистов и выборов руководителей, характеристики (отзывы), аттестационные листы, копии приказов о поощрениях и взысканиях, другие документы, характеризующие работника. Каждому личному делу присваивают порядковый номер, соответствующий номеру в штатно-должностной книге, который записывают в алфавитную книгу личных дел предприятия.

Штатно-должностная книга представляет собой основной рабочий документ отдела кадров, который отражает состояние укомплектованности аппарата предприятия, организации и их подразделений руководителями, специалистами и служащими. Указанную книгу составляют работники по кадрам на основе штатного расписания по следующей форме: номер по порядку, наименование подразделений и должностей, должностной оклад (ставка); категория персонала, фамилия, имя, отчество, год рождения, образование и специальность, дата и номер приказа о назначении на должность. Порядковые номера записей работников в штатно-должностной книге в целях оперативного поиска необходимых данных присваивают их личным делам и личной карточке.

Для получения различных справок о работающих, переведенных, выбывших, об общем и непрерывном стаже работы для отметки в бюллетенях социального страхования в отделе кадров ведется алфавитная книга. Она составляется на всех рабочих и служащих по подразделениям или категориям персонала в зависимости от структуры предприятия, организации и численности работающих. В алфавитную книгу, как и в штатно-должностную, запись вносят одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников.

Заполнение личного листка по учету кадров. Личный листок по учету кадров работник заполняет собственноручно, отвечая на все поставленные вопросы: фамилия, имя, отчество; пол; год, число и месяц рождения; образование (указывается название и местонахождение учебного заведения, наименование полученной специальности и квалификации по диплому); владение иностранными языками; ученая степень и ученое звание; научные труды и изобретения; выполняемая работа с начала трудовой деятельности; государственные и другие награды; отношение к воинской обязанности и воинское звание; семейное положение; домашний адрес; дата заполнения.

В конце листка по учету кадров ставится личная подпись заполняющего его лица.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно, в произвольной форме, однако с соблюдением определенных требований. При поступлении на работу автобиографию пишут от руки на листе бумаги формата A4 или на специальном бланке. Форма изложения - повествовательная (от первого лица).

Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и личностных качествах человека. При описании трудовой деятельности не следует ограничиваться только перечислением должностей, необходимо объяснить причины перехода с одной работы на другую. Если временно не работал, надо указать причину. Необходимо также написать о переменах места жительства.

В автобиографии обычно указывают название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилию, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; ставят личную подпись.

Характеристика - официальный документ, который выдает администрация предприятия, учреждения, организации своему сотруднику при решении ряда вопросов (таких как поступление в учебное заведение, командирование на работу в другую страну, аттестация на должность и т. п.). Она может быть оформлена на общем бланке формата A4.

В характеристике даются отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деловых и личностных качеств.

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

Первая часть - анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование;

Вторая часть - данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.);

Третья часть - собственно характеристика, т. е. оценка личностных и деловых качеств (отношение к работе, повышение профессионального и культурного уровня, поведение в быту, отношение к коллегам); наличие у сотрудника наград и других служебных поощрений;

Четвертая часть - заключительная - содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику руководитель предприятия. Подпись заверяется гербовой печатью. Ниже проставляется дата подписания характеристики. Характеристику выдают работнику на руки или с его ведома пересылают учреждению, организации, предприятию, которые ее запросили.

В МГУП «Мосводоканал» используется АСУ «Кадры».

Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" осуществляется в двух основных режимах:

По установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;

В запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений.

Выдача персональных данных возможна в таких режимах:

Разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);

Данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);

Данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);

Аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);

Вводимые и корректируемые данные (режим ввода).

С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).

Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.

Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на функциональные зоны:

Управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);

Ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);

Работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);

Работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

Контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);

Кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);

Хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам).

Заключение

В курсовой работе проведен анализ оснащения сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал».

Московское государственное унитарное предприятие "Мосводоканал" - крупнейшая в России водная компания, оказывающая услуги водоснабжения и водоотведения более чем 13 миллионам жителей Московского региона.

Количество сотрудников и структура кадровой службы зависит от функций, которые выполняют или “должны” выполнять “кадровики” в организации. Наиболее частая пропорция, которая встречается в литературе или на лекциях профессионалов кадрового менеджмента как желательная 1/100. В реальности же, в России, в крупных организациях встречаются соотношения и 0,3/100 и 1,3/100. Однако наблюдаются некоторые тенденции. Можно говорить, что внедрение современных технологий приводит к усложнению труда, росту квалификации и уровня развития персонала и, одновременно, к снижению трудоемкости работы и количества персонала необходимого для выполнения того или иного объема работы. А развитый персонал требует более сложного подхода к управлению им.

В МГУП “Мосводоканал” процентное соотношение штата по управлению персоналом к численности сотрудников компании составляет 0.9/100. Таким образом, соблюдается желательная пропорция.

Рабочие места сотрудников кадровой службы оснащены типовым набором мебели, отвечающей как антропометрическим и функциональным данным человека, так и эстетическому восприятию дизайна.

Рабочее место инспектора по кадрам включает в себя набор мебели (стол, подъемно-поворотный стул, стул для посетителей), а также мини-компьютер, лотки для документов, телефонный аппарат, телефонный справочник и пр.

Рабочее место табельщика оснащено столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения документов (бланков) и пр.

Создание благоприятных условий труда предполагает наличие нормальной освещенности, допустимого уровня шума, оптимального микроклимата, эстетики, рационального режима труда и отдыха, а также психологического климата в коллективе.

Список литературы:

1. Адамчук В.В. и др. Экономика и социология труда. Уч. Для вузов. -М.: ЮНИТИ, 2008. -144с.

2. Васильев В.Н. Организация производства с условиях рынка. - М.: Машиностроение, 2006.-568с.

3. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Одегов Ю.Г., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учебник. - М.: Издат. центр "Академия", 2007.-574с

4. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. Новосибирск, НГАЭиУ, 2008.-623с.

5. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2008, - 304 с.

6. Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. - Минск: Высшая школа, 2009.-537с.

7. Меликьян Г.Г. Экономика труда и социально-трудовые отношения.- М.: МИК, 2004. - 623с.

8. Организация и нормирование труда: Учебное пособие. - М.: ЗАО "Финстатинформ", 2008.-562с.

9. Основы научной организации труда на предприятии: Учебное пособие. - М.: ИНФРА, 2008.-544с.

10. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под.ред. д.э.н. проф. А.Я Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2008 - 296 с.

11. Управление персоналом: Учебное пособие / Под ред. к.э.н., проф. О.И. Марченко. - М.: "Ось-89", 2008.-224 с.

12. Федосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. Учебное пособие. - М.: Издательство "Экзамен", 2009. - 368 с.

Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. - Минск: Высшая школа, 2009.- С. 337.

Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под.ред. д.э.н. проф. А.Я Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2008 – С.105.

Управление персоналом: Учебное пособие / Под ред. к.э.н., проф. О.И. Марченко. - М.: "Ось-89", 2008.- С. 114.

Федосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. Учебное пособие. - М.: Издательство "Экзамен", 2009. – С. 201.

Название работы: Исследование организации и оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП "Мосводоканал" 2010-43

Введение 3
Глава 1. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы государственных учреждений 7
1.1. Организация труда работников кадровой службы 7
1.2. Оснащение рабочего места работника кадровой службы 11
1.3. Нормирование труда работников кадровых служб 14
Глава 2. Исследование организации и оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП "Мосводоканал" 18
2.1. Социально-экономическая характеристика предприятия 18
2.2. Анализ деятельности кадровой службы 19
2.3. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП "Мосводоканал" 24
Заключение 41
Список литературы: 43

Введение: Актуальность темы.
В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, а следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.
Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации.
Вместе с тем практика использования труда персонала кадровых служб по квалификации, численности и т. п., также как его организация и нормирование, не отвечает требованиям современного кадрового менеджмента.
Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.
От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.
Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает решение ряда вопросов:
во-первых, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;
во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную
разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадровых служб;
в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждого сотрудника;
в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и другие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и в организации;
в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.
Под благоприятными условиями труда понимают совокупность факторов производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Такими факторами являются санитарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).
Целью данной курсовой работы является исследование оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы государственного учреждения МГУП "Мосводоканал".
В рамках курсовой работы будут решены следующие задачи:
- исследованы механизмы организации труда работников кадровой службы;
- рассмотрены требования к оснащению рабочих мест сотрудников кадровой службы;
- проведен анализ деятельности кадровой службы МГУП "Мосводоканал";
- проведено исследовании е оснащения рабочих мест сотрудников МГУП "Мосводоканал".

В качестве объекта исследования выступает МГУП "Мосводоканал".
Предметом исследования являются принципы оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы.
Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Использованная литература: 1. Адамчук В.В. и др. Экономика и социология труда. Уч. Для вузов. -М.: ЮНИТИ, 2008. -144с.
2. Васильев В.Н. Организация производства с условиях рынка. - М.: Машиностроение, 2006.-568с.
3. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Одегов Ю.Г., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учебник. - М.: Издат. центр "Академия", 2007.-574с
4. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. Новосибирск, НГАЭиУ, 2008.-623с.
5. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2008, - 304 с.
6. Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. - Минск: Высшая школа, 2009.-537с.
7. Меликьян Г.Г. Экономика труда и социально-трудовые отношения.- М.: МИК, 2004. - 623с.
8. Организация и нормирование труда: Учебное пособие. - М.: ЗАО "Финстатинформ", 2008.-562с.
9. Основы научной организации труда на предприятии: Учебное пособие. - М.: ИНФРА, 2008.-544с.
10. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под.ред. д.э.н. проф. А.Я Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2008 - 296 с.
11. Управление персоналом: Учебное пособие / Под ред. к.э.н., проф. О.И. Марченко. - М.: "Ось-89", 2008.-224 с.
12. Федосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. Учебное пособие. - М.: Издательство "Экзамен", 2009. - 368 с.

Год: 2012.

Введение. 3

Глава 1. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы государственных учреждений. 7

1.1. Организация труда работников кадровой службы.. 7

1.2. Оснащение рабочего места работника кадровой службы.. 11

1.3. Нормирование труда работников кадровых служб. 14

Глава 2. Исследование организации и оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал». 18

2.1. Социально-экономическая характеристика предприятия. 18

2.2. Анализ деятельности кадровой службы.. 19

2.3. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал» 24

Заключение. 41

Список литературы: 43

Введение

Актуальность темы.

ВВЕДЕНИЕ

За последнее десятилетие сложность задачи управления кадрами в больших и особенно многопрофильных предприятиях и организациях значительно возросла. В первую очередь это связано с тем, что кадры являются важнейшим ресурсом для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Эффективность управления персоналом обеспечивает эффективность деятельности самого предприятия и поэтому качественное управление персоналом является важным конкурентным преимуществом.

Управление персоналом на средних и крупных предприятиях связано с необходимостью оперативной подготовки отчетов самой различной формы и содержания, как создаваемых для внутреннего использования, так и направляемых в налоговые, пенсионные и другие органы. При всем этом управление кадрами должно обеспечивать соблюдение КЗоТа и поддерживать значительный по объему документооборот, связанный с большим количеством приказов, которые должны готовить кадровые службы. Эффективное управление персоналом невозможно без учета специфики деятельности предприятия, что предъявляет высокие требования к полноте и качеству настройки программы управления персоналом под различную специфику предприятия.

1. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1 ОПИСАНИЕ И ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1.1 Описание объекта автоматизации

Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты. С повсеместным внедрением информационных технологий многое принципиально изменилось . Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы .

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации .

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу .

Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом) .

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней.

Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, эксплуатационщики, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу .

Создание и оформление документов

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций .

Ведение кадровых БД

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи .

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом .

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных .

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

2 ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ОБЪЕКТА

Конечной целью создания данной системы является автоматизация рабочего места работника отдела кадров.

Разработанная система позволяет накапливать и обрабатывать поступающие данные для дальнейшего использования, как для формирования разных отчетов, так и для автоматизации делопроизводства.

Данная система может применяться для автоматизации деятельности отделов кадров.

Основным носителем информации является электронный документ формата Microsoft Excel. Сами конечные данные хранятся в БД, которая может свободно переноситься для использования в различные организации.

Сбор информации осуществляется ручным способом. Справочники вводятся пользователем.

При проектировании системы, с одной стороны, решается вопрос о том, какие сведения и для каких целей будут содержаться в системе, с другой - как соответствующие данные будут организованны в памяти ЭВМ, как они будут поддерживаться, и обрабатываться при эксплуатации системы.

Проектируемая автоматизированная система обеспечивает ввод, систематизацию, хранение, обработку, поиск, выдачу на печать информации по запросу пользователя.

3 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

1.3.1 Уточнение задач дипломного проектирования

В настоящее время автоматизация делопроизводства жизненно необходима отделам кадров.

Исходя из вышесказанного, можно определить основные задачи проекта: создание недорогой и быстрой системы автоматизации работы, отдела учета кадров и формирования на их основе соответствующих документов.

Цель разработки предложенной системы - интегрировать в одном программном продукте учет кадров и формирования на их основе соответствующих документов.

Цель использования данной системы - желание повысить эффективность работы отделов кадров за счет сокращения времени затрачиваемого на делопроизводство.

В соответствии с целью создания системы определяются и критерии создания автоматизированной системы. Она должна с одной стороны обладать алгоритмическим аппаратом, позволяющим выполнять поставленную задачу проекта, с другой стороны не ограничивать пользователя системы в возможной свободе выбора формирования отчетов.

Система по своему предназначению имеет следующие основное ограничение: система предназначена для автоматизации делопроизводства в отделах кадрах.

Критерием эффективности работы системы является сокращение времени на формирование разных документов.

Система изначально создается с учетом русскоязычных пользователей. Такой подход более точно указывает на направления в реализации и совершенствовании алгоритмов и методов, используемых в системе.

1.3.2 Цели и критерии эффективности создания вычислительной системы

Основным экономическим преимуществом данной системы по сравнению с лучшими отечественными и зарубежными образцами и аналогами является ее цена, которая включает себестоимость разработки, создания и внедрения. Можно выделить следующие экономические преимущества:

¾скорость работы программы позволит сформировать большое количество отчетов в единицу времени, чем это было бы сделано вручную;

¾для работы с программой достаточно одного сотрудника;

¾использование системы в организации, косвенно влияет на конечный результат через повышение качества работы.

Значит, остальной персонал можно задействовать на другие работы. В случае использования разрабатываемой системы, необходимость в администраторе, имеющие глубокие навыки администрирования отпадают, так как интерфейс предоставляет все возможности управления системой, в том числе неквалифицированным персоналом.

1.3.3 Требования, предъявляемые к программному обеспечению вычислительной системы

Разрабатываемая программная система представляет собой программный комплекс для учета кадров и формирования на их основе соответствующих документов. Данная система позволяет формировать отчеты с помощью функционала, заложенного в программе.

Функционирование проектируемой системы связано со сферой учета кадров в организации.

Требования к функциональным характеристикам.

Основное назначение системы на уровне организации - это автоматизация делопроизводства, поэтому необходимо разработать:

¾базу данных для формирования отчетов и обслуживающие её модули: ввода, редактирования, обработка различных запросов.

¾модуль заполнения справочников;

¾модуль учета кадров;

¾модуль просмотра списка вакансий;

¾модуль формирования отчетов;

¾модуль выбора файла базы.

Для модуля формирования отчетов необходимо разработать его структуру.

К входным данным предъявляются следующие требования:

¾входные данные представляют собой текстовую информацию;

¾входная информация некорректного характера должна игнорироваться системой, при этом должно выводиться соответствующее сообщение пользователю.

К выходным данным предъявляются следующие требования:

¾выходные данные представляют собой текстовую и графическую информацию;

1.3.4 Требования, предъявляемые к техническому обеспечению вычислительной системы

Комплекс используемых технических средств должен соответствовать предъявляемым требованиям надежности и возможности реализации всех функций разрабатываемой системы.

Необходимо одно рабочее место с современным персональным компьютером. Минимальные требования компьютера можно считать удовлетворительными, если на компьютере успешно функционирует операционная система Windows NT/XP.

В состав технических средств должна входить ПЭВМ, включающая в

¾процессор Pentium IV с частотой не менее 1800 МГц;

¾объем оперативной памяти не менее 512 Мб;

¾винчестер объемом не менее 15 G6;

¾дисплей;

¾манипулятор типа «мышь»;

¾клавиатура.

Технические средства системы должны соответствовать по устойчивости к внешним воздействиям - ГОСТ 12999-84, по параметрам питания - ГОСТ 21128-83. Все оборудование должно быть рассчитано на длительную работу при условии своевременного проведения профилактических работ.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.