Что такое 5s на производстве. Система "5С" на производстве: описание, особенности, принципы и отзывы

Перевод - Ольга Гончарова, портал «Управление производством»

Оригинал статьи: World Academy of Science, Engineering and Technology 59 2011

Бережливое производство: система 5S

5S - это один из методов бережливого производства и система улучшения производственного процесса, основными целями которой являются снижение потерь, организация рабочего места и повышение производительности труда. Система 5S подразумевает организацию рабочего места и использование визуальных подсказок для достижения лучших результатов деятельности. Будучи частью культуры постоянного улучшения, система 5S обычно является первым бережливым методом, который применяют организации, чтобы облегчить внедрение других методов бережливого производства, оптимизирующих организацию рабочих процессов и технологические процессы.

Система включает в себя 5 компонентов: Сортировку (Сэири ), Соблюдение порядка (Сэитон ), Содержание в чистоте (Сэисо ), Стандартизацию (Сэикэцу ) и Совершенствование (Сицукэ ). В совокупности они образуют методологию организации, упорядочения, развития и поддержания продуктивной производственной среды. Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S .

Компоненты системы 5S:

1. Сортировка : избавление от ненужных вещей и очистка рабочего места.
2. Соблюдение порядка : организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
3. Содержание в чистоте : соблюдение рабочего места в чистоте и порядке.
4. Стандартизация : документированное оформление технологических операций, использование стандартных инструментов и внедрение и популяризация лучшего опыта.
5. Совершенствование : поддержание процесса улучшений, контроль за технологическими операциями и внедрение системы 5S в корпоративную культуру.

В ежедневной работе компании система 5S позволяет поддерживать организованность и прозрачность - важнейшие условия непрерывного и эффективного протекания производственного процесса. Успешное внедрение этого бережливого метода также улучшает условия работы и является стимулом для рабочих к повышению производительности труда и снижению количества потерь, незапланированного простоя и незавершенного производства.

Результатом успешного внедрения системы 5S является значительное сокращение материалов и пространства, необходимых для осуществления производственных процессов. Система подразумевает хранение инструментов и материалов в специальных, помеченных цветом, местах хранения, таких как корзины и ящики. Такие условия обеспечивают основание для успешного внедрения других методов бережливого производства: Всеобщий уход за оборудованием , Гибкое автоматизированное производство, производство Точно в срок . Также система 5S подготавливает почву и оптимизирует организацию процессов для внедрения методики 6 сигм .

Использование данной системы обеспечивает улучшение производственных показателей, а именно:

• Прозрачный технологический маршрут
• Чистое рабочее место
• Сокращение времени наладки оборудования
• Сокращение продолжительности цикла
• Увеличение рабочего пространства
• Сокращение количества несчастных случаев
• Сокращение потерь рабочего времени
• Повышение надежности оборудования

Пример использования системы 5S

Данный проект был осуществлен в рамках исследовательской программы преподавателей производственного факультета университета Иордании. Программа обеспечивает финансирование проектов, реализуемых профессорско-преподавательским составом университета на базе местных предприятий. Длительность проекта - 3 месяца летнего триместра. Преподаватели факультета в ходе консультации с представителями предприятия выясняют, какие проблемы требуют решения и в каких областях необходимо улучшение. Затем администрации факультета представляется на рассмотрение детальное «диагностическое исследование» с указанием идеи проекта, целей, подхода, предполагаемых результатов и обязательств предприятия по проекту. Одобренные проекты финансируются спонсорами факультета. Авторы проекта сотрудничают с предприятием для достижения целей проекта. Подробный итоговый отчет с подведением итогов проделанной работы представляется администрации факультета и руководителям предприятия.

Целью данного проекта является анализ производственного процесса и организация рабочих мест на Фабрике сборных конструкций в Аммане, выпускающей такие конструкции как модульные строения, дома, офисы и трансформаторные будки. На рисунке 1 - пример продукции фабрики.

Использование модульных конструкций имеет множество преимуществ, которые делают их более привлекательными по сравнению с традиционными строениями: их можно быстро собрать и разобрать, а также использовать повторно в различных проектах; они прочны, устойчивы к землетрясениям, имеют малый вес и пр.

Рис. 1. Пример модульной конструкции

А. Анализ потребностей

Идея данного проекта зародилась в связи с острой потребностью в преобразованиях на Фабрике сборных конструкций, которые позволили бы справиться с растущим спросом и настойчивыми требованиями рабочих улучшить условия труда. В связи с возросшим спросом за последний год на фабрике имели место такие проблемы как неопределенный технологический маршрут, превышение нормы отходов, неорганизованные рабочие места и нездоровая рабочая обстановка, что в результате привело к увеличению стоимости производства, ухудшению трудовой дисциплины и задержке доставки товаров. Поэтому проект направлен на упорядочение производственного процесса, сокращение количества отходов, оздоровление рабочей обстановки и организацию рабочих мест. В качестве методики достижения целей проекта избрана система 5S.

Фабрика сборных конструкций столкнулась с такими проблемами как непостоянный объем выпуска продукции и частое изменение настроек оборудования вследствие изменчивых параметров выпускаемой продукции и характеристик оборудования. В результате тратится много времени и усилий на изменение и установку конфигураций поточной линии, а также возникают сложности с откатом поточной линии, контролем за рабочими процессами, организацией рабочего места, чистотой и прозрачностью процесса. Все это имеет негативные последствия: приводит к порче материалов, потере ресурсов и необходимости их утилизации, а также перегружает производственный процесс и увеличивает напряженность рабочих. А значит, существует необходимость в анализе производственных процессов и перепланировке предприятия таким образом, чтобы оно отвечало требованиям производства продукции с гибкими параметрами и содержания рабочих мест в чистоте и порядке, а также, чтобы облегчить контроль за рабочим процессом. На рисунке 2 изображены производственные отходы и товарно-материальные запасы, хранящиеся в цеху.

Рис. 2. Пример хранения отходов производства и товарно-материальных запасов в цеху

Б. Цели проекта

Фабрика сборных конструкций стремится к увеличению эффективности производства и монтажа путем совершенствования производственного процесса и грамотной планировки рабочего пространства. Это является важнейшим шагом на пути предприятия к успеху во всех аспектах деятельности. Таким образом, данный проект нацелен на изучение производственного процесса в цеху Фабрики сборных конструкций, выявление существующих проблем и их влияния на эффективность системы производства. С точки зрения организации, проект предусматривает разработку планировки цеха, учитывающей особенности поточного производства, с минимально возможными изменениями существующей планировки, а также снижение затрат на наладку производства, что приведет к более удобному управлению предприятием и контролю за рабочими процессами. Для руководства фабрики не была приоритетной оптимизация технологических параметров (товарно-материальные запасы, расположение оборудования, последовательность операций, время цикла и т.п.). С точки зрения организации цехового пространства, целью проекта является оптимизация рабочих мест и улучшение условий труда рабочих у станков, что поможет улучшить производственную дисциплину, выполнение заказов и коммуникацию в коллективе.

Основываясь на оценке состояния предприятия, проект определит необходимые меры по рационализации и ренконфигурации производственного процесса и реорганизации рабочего места. Основной целью использования системы 5S является повышение эффективности производственного процесса в целом.

В. Методология

Для достижения целей проекта применяется простая, но эффективная методология. Масштабность проекта определяется после тщательного изучения предприятия и производственного процесса и детального обсуждения с руководством предприятия, инженерами, начальниками отделов и рабочими. Все участники посчитали проект необходимым и важным шагом для предприятия. Основная сложность заключалась в том, каким образом произвести необходимые изменения в рабочем процессе. В связи с этим в рамках проекта был избран простой и вместе с тем практичный подход к внедрению преобразований в главном цеху предприятия, упрощению рабочего процесса и приданию импульса для дальнейшего непрерывного совершенствования. Основные положения методологии заключаются в следующем:

1. Наблюдать за рабочим процессом на предприятии, оценить его и выделить основные проблемы в его организации.
2. Определить структуру текущего производственного процесса.
3. Оценить серьезность проблем с организацией рабочего места на основании личных наблюдений, а также бесед с начальниками отделов, мастерами производственных участков и рабочими.
4. Использовать систему 5S для усовершенствования производственного процесса и технологической конфигурации.
5. Обсудить принятые меры с руководством предприятия.
6. Оценить результаты и представить их руководству предприятия в форме отчета.

Основной целью проекта является повышение эффективности производственного процесса на предприятии. Кроме того, планируется улучшение организации рабочего места и производственного процесса с целью модернизации технологических операций, упрощения управления цехом и улучшения коммуникации в коллективе. Что касается чистой прибыли Фабрики сборных конструкций, то проект нацелен на увеличение эффективности производственного процесса, минимизацию избытков производства, сокращение времени и стоимости наладки оборудования, оптимизацию утилизации дорогостоящих активов и ресурсов. Дальнейшее повышение продуктивности и прибыльности предприятия невозможно без внедрения программы мотивации рабочих.

В начальной фазе проекта была определена схема производственного процесса, для чего предприятие было разбито на 10 участков. Это было необходимо для составления плана размещения оборудования, определения рабочих зон и подготовки внедрения системы 5S на всех участках предприятия. После этого были проведены мероприятия по повышению осведомленности коллектива предприятия касательно бережливого производства и системы 5S в частности, такие как встречи и семинары для инженеров, мастеров и рабочих. После того как все ознакомились с целями проекта, принципами бережливого производства, временными рамками и этапами проведения проекта, началась кампания по очистке предприятия внутри и снаружи. Уборка производственных помещений и прилегающих территорий была необходима для освобождения проходов, увеличения рабочего пространства и преобразования рабочих мест в глазах рабочих и посетителей. Эти три шага явились подготовительным этапом для внедрения системы 5S на определенных участках предприятия. На значительное преобразование каждого участка потребовалась в среднем неделя. Было проведено несколько встреч с руководством предприятия для обсуждения успехов проекта и обмена идеями. Для обеспечения устойчивости внедрения системы 5S были разработаны специальные анкеты. Все мероприятия были задокументированы и отражены в итоговом отчете, представленном руководству предприятия и администрации факультета.

Использование системы 5 S

Зачастую легко рассуждать о том, как работают методы бережливого производства и система 5S. Тем не менее, применение этих методов на практике не так просто, потому что система 5S - это не просто методология. Она подразумевает изменение всей культуры предприятия, в результате чего весь его коллектив нацелен на движение вперед, к успеху и совершенствованию. Поэтому необходимо в самом начале разъяснить рабочим и руководству, для чего внедряется система 5S. В результате диагностического исследования, проведенного на Фабрике сборных конструкций, были выявлены следующие проблемы, свидетельствующие о необходимости внедрения системы 5S:

• пространство загромождено инструментами и комплектующими;
• неиспользуемые материалы и инструменты сложены в штабеля между рабочими местами;
• ненужный инвентарь хранится на полу;
• излишние инструменты и станки затрудняют рабочий процесс;
• оборудование загрязнено и является местом хранения разнообразного инвентаря;
• необходимое оборудование, например, инструменты, сложно найти.

На основании данных диагностического исследования основными причинами применения системы 5S на Фабрике сборных конструкций для улучшения производственного процесса стали следующие:

1. система 5S упрощает производственный процесс в результате уборки, сортировки, упорядочения;
2. система 5S создает инфраструктуру, необходимую для улучшений в масштабах всего предприятия;
3. система 5S необходима для наладки технологического потока и перепланировки рабочего пространства;
4. система 5S необходима для повышения мотивации и самоотдачи рабочих;
5. система 5S является ключом к чистой производственной среде;
6. система 5S необходима для внедрения мер безопасности и снижения количества несчастных случаев на производстве;
7. система 5S является способом снижения количества отходов путем:

• минимизации количества отходов и их повторного использования;
• минимизации времени и усилий, потраченных на поиски необходимого инвентаря или материалов;
• утилизации излишков товарно-материальных запасов.

Следует упомянуть, что система 5S - это не список мероприятий, которые нужно проводить время от времени. Данную систему нужно практиковать постоянно. Поэтому для достижения наилучших результатов рационально использовать пошаговый подход к внедрению системы 5S. Вот краткое описание этапов проекта.

1. Определение структуры производственного процесса и планировки помещений.
2. Разъяснение принципов системы 5S коллективу предприятия.
3. Общая уборка производственных помещений и прилегающих территорий.
4. Применение системы 5S на всех 10-ти участках предприятия.
5. Использование карты контрольных проверок для внедрения системы 5S и проверки ее функционирования.
6. Уменьшение количества отходов (меньше отходов и повторное использование материалов).
7. Высвобождение площадей (освобождение главного прохода, расчистка пространства для материалов для повторного использования, освобождение цехового пространства, обеспечение места для хранения материалов).
8. Создание более чистой и безопасной производственной среды.
9. Создание базы для мотивации рабочих.
10. Улучшение рабочей обстановки.

На этапе определения структуры производственного процесса территория предприятия подразделяется на 10 зон/участков в соответствии со специализацией и технологическим маршрутом. Каждый участок отделяется от другого посредством специальной разметки и имеет доступ к главному проходу, что облегчает производственный процесс и упрощает транспортировку материалов. Как показано на рисунке 3, предприятие разделено на следующие участки.

1. Деревообработка
2. Работа с пеноматериалами
3. Приварка крепежных деталей
4. Фальцевальные машины
5. Обработка тонколистового металла
6. Установка дверей
7. Прессы
8. Изготовление каркаса
9. Металлообработка
10. Склад

Рис. 3. Разделение Фабрики сборных конструкций на сектора

Изначально на предприятии отсутствовали четкие границы между рабочими участками. Имелись сложности с перемещением материалов с одного участка на другой. Для транспортировки тяжелых конструкций и их деталей использовался подъемный кран. Финальная сборка конструкций осуществлялась вне цеха на территории предприятия. Рабочие места характеризовались загрязненностью и захламленностью отходами производства и переработки. Перепланировка предусматривает очистку главного прохода, устранение помех для производственного процесса, разметку секторов, увеличение пространства для работы с инструментами и материалами. Данные участки предприятия хорошо организованы, главный проход расчищен и четко обозначен.

После определения структуры производственного процесса и его упорядочения началось внедрение системы 5S на каждом из 10 участков предприятия. Был обозначен план действий, при помощи которого методика и принципы системы 5S были преобразованы в практические рекомендации, которым должны были следовать рабочие. Данный этап проекта оказался наиболее сложным. Требовалась работа с коллективом предприятия на культурном уровне. Рабочие и руководство должны были понять важность мероприятий, проводимых в рамках внедрения системы 5S, для того, чтобы добиться значительных изменений к лучшему. Было решено сконцентрировать усилия по внедрению системы 5S на одном участке предприятия - деревообрабатывающем - для того, чтобы повысить осведомленность рабочих касательно методов и принципов бережливого производства и продемонстрировать им видимые результаты применения системы 5S, что в дальнейшем склонило бы их к сотрудничеству и способствовало повышению доверия к нововведениям.

На начальном этапе проводится очистка и приведение в порядок рабочих мест, в то время как сами рабочие наблюдают за этим и задают вопросы касательно того, зачем предпринимать те или иные действия и является ли это частью программы аттестации. Им было разъяснено, что необходимо привести в порядок рабочее место, что это не является частью программы аттестации предприятия и что усилия по содержанию рабочего места в чистоте и порядке будут вознаграждены согласно программе мотивации рабочих. В результате рабочие стали принимать участие в проводимых изменениях в секторе деревообработки. Операторы с других участков прошли практическую подготовку с конкретным указанием того, что необходимо делать для содержания участка в чистоте и порядке. Данная процедура была занесена в протокол, распечатана и размещена в пределах видимости на участках.

На рисунке 4 изображен план деревообрабатывающего участка, а на рисунке 3 - вид участка после проведения уборки согласно системе 5S. После ознакомления с планом и фотографией становится очевидно, что результатом применения системы 5S стало чистое и организованное рабочее место. Для облегчения управления оборудованием и наблюдения за производственным процессом предусмотрен улучшенный входящий и выходящий поток и ячейковая планировка. Центральный проход очищен, что облегчает свободное движение тележек, подвозящих материалы.

Через несколько дней весь коллектив предприятия обратил внимание на то, что деревообрабатывающий участок изменился: стал более чистым, организованным. Производительность труда и трудовая дисциплина рабочих этого участка также претерпели изменения к лучшему. Настало время объяснить данный принцип всем остальным и начать постепенное внедрение системы 5S на других участках. Процесс пошел гладко. Для всех участков разрабатывается новая планировка, везде применяются принципы бережливого производства. В сочетании с комплексной уборкой производственных помещений и прилегающих территорий, через месяц предприятие выглядит совершенно по-другому. Некоторые говорят, что это как будто совсем другая фабрика.

Рис. 4. Улучшенная планировка деревообрабатывающего участка

Рис. 5. Применение системы 5S на деревообрабатывающем участке

Для устойчивого и результативного внедрения системы 5S и проверки ее функционирования на всех участках Фабрики сборных конструкций было необходимо разработать карту контрольных проверок, которая помогла бы определить, насколько реальное положение дел соответствует плану внедрения системы, описанному выше.

Контрольные результаты по каждому участку отражаются в сводной таблице (рис. 6), а также в таблицах, индивидуально разработанных для каждого участка. Такая таблица помогает увидеть достигнутый результат − улучшенный технологический маршрут, прозрачный производственный процесс и более чистую и безопасную производственную среду. В цеху также были проведены мероприятия по высвобождению пространства, созданию и маркировке мест хранения, разметке проходов, повышению мер безопасности и обеспечению беспрепятственного протекания производственного процесса.

Рис. 6. Контрольные результаты

Заключение

В данной статье приведен пример практического применения системы 5S на Фабрике сборных конструкций. Некоторые аспекты производства требовали оперативного вмешательства и улучшения производственного процесса (комбинация единичного производства и сборочных операций). Производственный процесс запутан и осложнен разнообразием выпускаемой продукции, растущим спросом, стратегией выталкивающего производства и особенностями обработки древесины и металлов. В результате предприятие превратилось в склад грязных станков и излишков материалов, отходов производства и деталей, предназначенных для доработки, которые хранились на полу цеха, занимали рабочее пространство и создавали препятствия для нормального производственного процесса. В подобных условиях не было возможности добиться улучшений, использовать принципы кайдзен и применить систему обеспечения качества и надежности выпускаемой продукции.

Таким образом, основными целями проекта являются организация и упрощение производственного процесса. Система бережливого производства 5S используется для создания инфраструктуры непрерывных улучшений. В рамках проекта система 5S в течение трех месяцев применялась на 10 участках Фабрики сборных конструкций с целью упорядочения и улучшения производственного процесса на предприятии. На каждом участке проведена тщательная уборка, разработана новая планировка и при помощи ясных и доступных таблиц и инструкций изложены принципы использования системы 5S. В результате наблюдаются существенные изменения в цеховом пространстве, увеличение производительности труда и трудовой дисциплины. Данный подход может найти применение в других отраслях промышленности, а также в офисах и сфере обслуживания.

Зачем нам нужно 5S? Какой результат можно получить с помощью рациональной организации рабочих мест? Какие задачи можно попутно решать и какие основные цели преследуют эти 5 шагов?
Во-первых, – это система рациональной организации рабочих мест. Вы спросите, зачем нужно рационально организовывать рабочие места, ведь люди и так работают нормально, продукция производится, какая-то прибыль приходит в организацию? Если вы начинаете работу в направлении бережливого производства, система 5S как раз будет являться частичкой фундамента, который позволит применять более сложные комплексные методы и инструменты бережливого производства.

Первая цель, которую преследует система рациональной организации рабочих мест – это процессов.
Основная и главная цель заключается именно в стабилизации . выражается в способности повторять результат, то есть выдавать определенное количество и качество продукта, которое можно предсказать. Она выражается в предсказуемости процесса, снижении количества ошибок, переделок и т.п. Зависит стабильность от различных .
Например, от работы оборудования, качества, технологии, материалов, инструментов, человека, от риска получения травмы, то есть от множества факторов.
И рациональная организация рабочего места как раз устраняет основные потери на рабочем месте, позволяет исключить или уменьшить некоторые факторы, влияющие на стабильность процесса.
Например, когда человек меньше ищет инструмент, быстрее обнаруживает отклонения, когда оборудование более чистое, а рабочее место более аккуратное, то результат, выдаваемый процессом, становится лучше и стабильнее.
Результат может быть стабильно плохим и стабильно хорошим, но, тем не менее, он будет предсказуем, повторяем, и его уже можно будет прогнозировать.

Вторая большая цель рациональной организации рабочих мест заключается в вовлечении и подготовки персонала к более серьезному улучшению .
Организация рабочих мест – это в первую очередь видимые улучшения , которые затрагивают непосредственно рабочих, их рабочие места и операции, то есть там, где человек, который создает , непосредственно работает.

Во время кампании по организации рабочих мест выявляются лидеры . Это неравнодушные к судьбе компании люди, которым важна их окружающая среда, рабочие места и процессы. Персонал начинает поддерживать инициативу руководителя. Он видит, что от простых инструментов, от инициатив руководства в первую очередь для них появляется какая-то в виде чистого, опрятного, рационально организованного рабочего места. Работники начинают вовлекаться в сам процесс улучшений, и помочь этому можете вы, начав с того, что организуете рабочие места, сделаете их чистыми, аккуратными, опрятными, рационально выполненными.

Из дополнительных преимуществ, которые влечет за собой применение 5S, можно выделить снижение числа несчастных случаев . Это происходит, если человек меньше спотыкается, когда снижается вероятность того, что что-то может упасть, обо что-то он может ушибиться и так далее. За счет исключения этих травмоопасных ситуаций, связанных с нерациональной организацией рабочего места, снижается число несчастных случаев. То есть повышается уверенность человека в безопасности. Это дополнительное преимущество влечет за собой и вовлечение персонала, и стабилизацию процесса. Это следствие двух основных целей.

Следующее преимущество — повышение продукции , снижение количества дефектов. Когда рабочее место и оборудование более чистое, а все предметы рационально расположены, каждый сможет заметить отклонение быстрее, чем обычно, следовательно, и среагировать на брак раньше. Любой может заметить какие-то ошибки в процессе, которые могут повлечь возникновение брака. Самый банальный пример – это то, что в куче различных предметов, среди инструментов и так далее проще затеряться браку, его просто не видно. Как вы понимаете, существует косвенная связь между организацией рабочего места и уровнем качества продукции, в некоторых спецификах процесса прослеживается и прямая связь. Например, в пищевой промышленности, где малейшая грязь или посторонний предмет – это брак продукции.

Очередное преимущество – это создание комфортного психологического климата , стимулирование желания работать. Оно больше относится к механизму вовлечения. Человек привыкает ко всему: к хорошему рабочему месту или к плохому, грязному, неорганизованному. Но когда кампания улучшения рабочих мест (5S) происходит постоянно, это создает такой комфортный психологический климат и стимулирует желание работать у людей. Они видят, что руководство о них заботится. Это влечет за собой дополнительные преимущества: человек чувствует себя в большей безопасности, его работа становится более стабильной, то есть он не дергается на поиск инструмента, не спотыкается, не очищает, например, инструмент от грязи, ему проще фокусироваться на своей конкретной работе по созданию , что повышает удовлетворенность самого работника.

Последнее дополнительное преимущество, которое можно выделить, — это повышение производительности труда , что, в свою очередь, ведет к повышению прибыли предприятия, соответственно, и к повышению уровня дохода рабочих. Повышение производительности труда дает устранение мелких . Перемещение, передвижение, поиск, упаковка и распаковка, перекладывание лишних предметов и т.д. Это всё, чего можно избежать, если убрать с рабочего места все лишнее и оставить только то, что нужно.
Что мы получаем в результате, когда занимаемся организацией рабочих мест? Это чистое и безопасное рабочее место. Это минимальное количество потерь на рабочем месте. Это лояльный персонал, который готов к новым улучшениям. Более стабильные показатели качества и производительности.

Таким образом, необходимость внедрения 5S обоснована необходимостью иметь стабильное производство в первую очередь. К тому же, полученные в результате компанией чистые и организованные рабочие места являются основой для дальнейших улучшений.

Статья подготовлена на основании материала из книги , 2016 г. Ф.А. Семёнычев. Специально для

5S — это инструмент , который используют для постоянного улучшения рабочих условий. В процесс вовлекается как руководство, так и исполнители низших уровней.

5S — практика, которая должна быть ежедневной, а не разовой. Она требует концентрации и терпения, иначе первоначальные успехи будут напрасными.

5S зародился после Второй Мировой войны из двух японский концепций: TPM () и TPS (Производственная система Toyota).

Название является сокращением от пяти японских слов: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu и Shitsuke . Если адаптировать к русскому языку, то можно тоже получить 5С: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование.

Выполняя последовательно эти 5 шагов, мы добиваемся следующих целей:

• увеличиваем производительность труда
• улучшаем качество продукции за счет снижения дефектов
• уменьшаем вероятность несчастных случаев
• стандартизируем рабочие места
• создаем комфортное рабочее окружение

В ходе внедрения 5S используется циклический подход Деминга:

5 шагов

1. Seiri — Сортировка

Сперва нужно избавиться от ненужных вещей в рабочей зоне и сгруппировать нужные. На бракованные, посторонние и неиспользуемые предметы наносится красная метка, и они удаляются.

Цель первого этапа — оставить только то, что действительно необходимо.

Иначе вы будете долго искать такие вещи из-за большого количества ненужных. Либо обилие предметов будет захламлять помещение, усложняя перемещение по нему.

Действия во время сортировки:

1. Осмотритесь с коллегами, чтобы найти бесполезные или ненужные вещи. Если есть сомнения о полезности, то задавайтесь вопросами: в каком количестве нужны такие предметы, как часто они используются, должны ли они храниться здесь.
2. Определитесь, куда и как удалять такие вещи из рабочей зоны.
3. Нанесите красную метку на ненужные предметы.
4. Выберите место, в котором будут лежать предметы с красной меткой.
5. Если вы так и не решили, нужны или не нужны отдельные вещи, нанесите на них другую метку и обособьте от бесполезных.
6. Подумайте, как часто используются оставшиеся в рабочей зоне предметы.
7. Если ежедневно или каждый час, то они должны лежать в пределах досягаемости руки.
8. Если раз в неделю или в месяц, то такие предметы можно оставить подальше в рабочей зоне.
9. Выносите вещи, которые задействуются не так часто, как в пунктах выше.
10. Каждый отдел обязан иметь место хранения ненужных предметов — карантин. Он обеспечивает визуальный контроль: предметы имеют четкие метки, расположены так, чтобы можно было поймать каждый в зрительный фокус.
11. Поручите одному из сотрудников следить за карантином.
12. Ненужные предметы могут храниться не более 3-4 месяцев. Уточните у работников, которые ранее использовали такие предметы или аналогичные, точно ли они не понадобятся им в дальнейшем.
13. Ненужные вещи передаются на общий склад компании. Там их оценивает ответственное лицо.
14. Предметы можно передать другим отделам, если там нуждаются в них. Также их можно продать. Иначе — просто выбросить.
15. Сделайте фотографии рабочей зоны после изменений.

2. Seiton — Соблюдение порядка

На данном этапе нужно найти место для каждого предмета в рабочей зоне. Все должно находиться как можно удобнее и ближе в случае необходимости. Инструмент можно легко увидеть, взять, использовать и вернуть на место. В результате получается эргономичное рабочее место: минимум движений со стороны исполнителя, безопасность труда, непринужденная обстановка.

Действия во время соблюдения порядка:

1. Убедитесь, что все ненужные предметы удалены из рабочей зоны.
2. Держа в голове рабочий поток, подумайте, как расположить инструменты.
3. Сфотографируйте рабочую зону до изменений.
4. Узнайте мнение сотрудников, куда бы они расположили рабочие предметы. Они должны подумать, что им требуется для выполнения задач и в каком количестве.
5. Как упоминалось в алгоритме первого шага, сортировки, часто используемые инструменты должны находиться под рукой. Используемые раз в месяц — находятся в рабочей зоне, редко используемые нужно вынести.
6. Составьте план и расположите предметы в соответствии с ним. Они должны быть доступны в течение 30-60 секунд при минимальных действиях со стороны сотрудников.
7. Убедитесь, что всем работникам сообщили о перестановках.
8. Составьте подробный и четкий список предметов с их новым местонахождением. Поместите его на видное место.
9. Сделайте метки на каждом шкафе или полке, что в них хранится.
10. Отметьте разными линиями проходы, места хранения оборудования, источники опасности. Также обозначьте направления в рабочей зоне, размеры для инструментов в шкафе.
11. Нанесите метки на все необходимые предметы.

3. Seizo — Содержание в чистоте

Рабочая зона должна ежедневно поддерживаться в чистоте. Цель не в том, чтобы помещение радовало красотой, хотя и это оказывает позитивное влияние на настроения сотрудников. 3-й этап помогает моментально выявить дефекты и проблемы в рабочем процессе.

К примеру, утечку масла тяжело разглядеть на и так грязной рабочей поверхности. Когда же она чистая, то любое пятно сразу бросается в глаза, и проблема решается на начальном этапе.

Действия во время содержания в чистоте:

1. Найдите способы избежать загрязнений, используя технику 5 Почему для определения причины.
2. Определите и сделайте метку на предметах, которые вызывают загрязнения.
3. Записывайте информацию о зонах, которые нужно привести в порядок. Для этого можно использовать таблицу:
   
4. Разработайте план и распределите обязанности.
5. Сделайте уборку ежедневным процессом, результаты которого проверяются.
6. Проводите уборку перед началом работы и ее завершением.
7. Для каждой уборки нужно уделять от 10 до 15 минут.
8. Сделайте фотографии после изменений.

5С в офисе — до и после:

Рабочее место до и после внедрения 5С

4. Seiketsu — Стандартизация

На 4-м этапе составляются инструкции, как поддерживать рабочую зону в чистоте, а предметы — в готовности к эффективному использованию. Если ранее сотрудникам поступали приказы и поручения, то стандартизация дает им шаблоны действий в стандартных ситуациях.

Действия во время стандартизации:

1. Сфотографируйте рабочую зону перед изменениями.
2. Убедитесь, что правильно внедрили 3 предыдущих этапа.
3. Отобразите обязанности сотрудников в 5S и список задач на доске.
4. Создайте процедуры и формы для регулярной оценки предыдущих 3 этапов.
5. Создайте инструкции для задач, которые выполнялись ранее: что и как помечать красной меткой, как и куда относить ненужные предметы, как разграничивать зоны и подписывать инструменты, когда и каким образом проводить уборку, и т.д.
6. Поощряйте сотрудников при удачном опыте внедрения 5S, а не критикуйте или наказывайте за ошибки.
7. Сделайте фотографии после изменений.

5. Shitsuke — Совершенствование

На последнем этапе проходят обучение и тренировки. Цель совершенствования — сделать 5S настоящей культурой в организации и не вернуться к прежнему состоянию.

Действия во время совершенствования:

1. Убедитесь, что сотрудники относятся к рабочей зоне с тем же вниманием, как и к своему дому.
2. Раз в неделю проверяйте, как выполняются первые 3 этапа. Результаты проверок отображайте на доске. Оценивать можно по 10-балльной шкале.
3. Следите, чтобы сотрудники воспринимали 5S как обязательную часть рабочего процесса, а не ждали команды или поручения.
4. Руководство должно активно участвовать в инициировании и воплощении программы — например, через внедрение . Успешное внедрение стоит отпраздновать с коллективом.
5. Применяйте технику , чтобы совершенствовать 5S.

Практическое применение 5S

Samsonite South Asia Pvt. Ltd — это расположенное в Индии представительство американской компании , которая является одним из крупнейших производителей чемоданов в мире. Здесь производится до 40% всей продукции Samsonite.

Перед внедрением 5S индийское отделение компании испытывало такие проблемы:

• Неэффективное использование склада для хранения сырья и готовой продукции
• Трата времени на поиск материалов и инструментов из-за того, что не определено помещение для постоянного использования в качестве склада
• Снижение вследствие этого производительности
• Наличие ненужных предметов в рабочей зоне
• Для инвентаризации таких предметов требуется дополнительные затраты времени и средств
• Для хранения ненужных предметов нет специально отведенного места
• Неравномерное участие руководства и работников в организации рабочей зоны из-за отсутствия стандартов.

Методология внедрения 5S для Samsonite South Asia Pvt. Ltd:

1. Обучение персонала с помощью презентаций и уроков. Ряд сотрудников индийского отделения посетили главный офис компании, где уже успешно внедрили 5S.
2. Упрощение организационной структуры, схематическое объединение отделов в несколько зон.
3. Проведение в выделенных зонах этапа Seizu — Сортировки — под управлением назначенных сотрудников.
4. Проверка результатов сортировки и составление замечаний.
5. Награждение трех лучших зон и проведение презентации для всех работников о результатах первого этапа.
6. Применение следующих 4 этапов по такому же принципу.

Seiri — Сортировка на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Определяются ненужные предметы, которые помещаются в зону с красной меткой. Детали указываются в карте для красной метки.

Материалы, указанные в такой карте, отправляются в карантин или расставляются так, чтобы не занимали полезную площадь или не мешали проходу.

Seiton — Соблюдение порядка на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Предметы расставляются по принципу «место для всего и все на своем месте». Определяются зоны для инструментов, материалов и оборудования.

Seiketsu — Стандартизация на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

• Были стандартизированы процедуры, которые выполнялись на предыдущих этапах. Работникам раздали инструкции на английском и родном для них языке.
• Был составлен журнал, в который вносились предметы с красной меткой.
• Сами работники, если замечали ненужный предметы, выделяли их красной меткой. Поначалу учет меток велся каждые 8 дней, затем каждые 15 дней, и в итоге один раз в месяц.
• Стали проводиться собрания сотрудников, на которых они обсуждали внедрение 5S.

Shitsuke — Совершенствование на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

На предприятии используются внутренние проверки, часть из которых происходит без предупреждений.

Итоги внедрения 5S

1. Производительность улучшилась благодаря системному подходу и грамотному расположению предметов
2. Меньше времени тратится на поиск инструментов и сырья
3. Огромные затраты , необходимые на инвентаризацию ненужных вещей, значительно уменьшились
4. Появилось больше места для складирования мусора, сырья и готовой продукции. Проходы для работников стали намного удобнее
5. У руководства и сотрудников возникла мотивация из-за равного участия во внедрении 5S

Вердикт

При полном внедрении, практика 5S поднимает настроения в коллективе и производит позитивное впечатление на заказчиков. Когда сотрудники получают удовольствие от того, где они работают, то в ходе постоянного улучшения уменьшается процент брака, ускоряется рабочий процесс и укрепляется качество продукции.

5S — это не просто система для организации рабочего места. Это культура для повышения производительности, улучшения безопасности и снижения затрат.

Чтобы 5S привел к успешным результатам, ее принципы должен понять и постоянно практиковать каждый сотрудник.

Когда я прихожу на новое рабочее место я сразу же устанавливаю себе несколько ускоряющих работу программ (всегда один и тот же мой стандартный набор), переделываю пуск, прошу другую клавиатуру, и делаю серию других улучшений. Давайте же посмотрим как взять и прокачать офисное рабочее место и собственные методы.

1. Прокачка офисного пространства

1.1. Стоячее рабочее место

Устаю от сидения, поэтому поставил дома самодельную стойку для работы стоя.

Разместил всё таким образом чтобы делать трансформацию в обычное рабочее место в 4 движения.

Стоячее рабочее место не для постоянного использования, его нужно чередовать с работой сидя. Но в целом, это делает очень мобильным. Когда работаешь стоя - ничего не стоит сорваться куда-нибудь в цех чтобы быстро что-то проверить. Полезно для здоровья и не позволяет раскисать.

1.2. Коленный стул и прочие заменители стульев

Если денег совсем много, то можно закупить вот такие чудесные штуки

1.3. Освещение

Плохая освещенность очень плохо сказывается на работе, а светодиоды почти не тратят энергию.

1.4. Турник

От напряженной работы головой очень устаешь, и голова как-то должна остывать. Для этого есть разные методики: налить себе чайку, сходить покурить или залезть в социальные сети. Если уж отдыхать всё равно надо, то почему бы не предоставить и такую альтернативу? Этим вы вовсе не повысите количество безделья в офисе. Оно просто перераспределится с соцсетей на турник, а сотрудники почувствуют заботу о себе, а кроме того занятия физкультурой повышают интеллект и настроение.

У меня около компа есть турник и я пользуюсь им регулярно.

1.5. Устранить жару и духоту

Кондиционер, окно, перемещение в другое место. Это сильно повысит производительность

Чего делать не надо

1.6. Офис открытого типа, без стен

Откуда-то пошло заблуждение, что "сломать барьеры между отделами" означает буквально сломать стены между кабинетами и поселить 100 человек в одном офисе. Якобы, они начнут эффективно между собой общаться, делиться информацией.

Нет, галдеж будет стоять такой, что эффективность работы снизится на 66%, в Википедии ссылка на исследование .

"Сломали стены между отделами" на Тойоте при разработке модели Prius. Там менеджер проекта посадил в одной комнате всех сотрудников, которые участвовали в разработке нового автомобиля. Он не объединил в одной большой комнате все эти отделы. Он выдернул несколько людей из этих отделов и посадил в отдельной комнате.

Подробнее:

Да, повышение обмена информацией между отделами - задача очень нужная, НО НЕ МЕТОДОМ СНОСА СТЕН! Онлайн-планировщик! Облачное хранение данных! Чаты! Совещания!

2. Прокачка компьютерного стола (Система 5S)

Вот есть захламленное неэффективное рабочее место. Я видел главного технолога с таким огромным и беспорядочным слоев бумаги на столе, что он не мог найти в нем документы, которые сам же туда и положил. И просил распечатать их заново.

А есть крутые чуваки, которым не надо мешать быть крутыми!

Пусть сидят в своем креативе, ничем вы им или фирме не поможете, если отберете с их стола сувениры и подпишете каждую ручку. Ваши действия только испортят настроение и убьют креативность. Если у них ничего не продалбывается, то всё ок. Вдохновите их своим примером и примером других сотрудников, и, возможно, они сами захотят что-то улучшить самостоятельно или обратятся к вам.

Знаете, от чего у вашего инженера-конструктора упадет производительность? Если он заскучает, его всё достанет и он заболеет синдромом серого человека. Производительность обвалится. Я знаю, о чем говорю.

Только не думайте, что крутой - это вы, и можете выстраивать вокруг себя целые баррикады, лишь бы к вам не подобрались.

Сам у себя 5S я делаю всегда, вот один из моих:

У этого есть свои преимущества:

• минимизация потерь;


• настраивание на более дисциплинированный лад;


• формирование стремления к совершенствованию процессов (бытие определяет сознание);


• сведение к минимуму «эффекта разбитого окна»;


• мотивация производственного персонала к 5S;


• маркетинг, приличие. Это когда не стыдно показать партнерам и клиентам красивый офис, а не позориться с бардаком.

Система 5S по шагам:

1. Сортировка (избавиться от хлама)

Разделить предметы на 3 категории:

1. Используемые часто;


2. Используемые редко / или с неопределенным статусом;


3. Ненужные.

• Ненужную документацию в макулатуру;


• Канцтовары в избыточном количестве сдать на склад АХО;


• Редко-используемые каталоги, архивные данные переместить в места общего доступа (шкафы);


• Всё ненужное постараться распределить исходя из соображений рациональности: передать туда, где это нужно, переместить в место общего доступа, сдать на склад;


• Собственные неиспользуемые личные вещи забрать домой. Сувениры можно оставить;


• Выбросите все совершенно ненужные вещи.

2. Рацрасположение

• Легко найти!


• Легко использовать!


• Легко вернуть на место!

Руководствуйтесь эргономичностью: располагайте вещи с той стороны, которой рукой вы их берете;

Располагайте предметы в зависимости от частоты использования;
Очень редко-используемые предметы можно перенести в зону общего пользования (шкаф, стеллаж);
Пересмотрите свои привычки.

Лайфхаков в этом вашем интернете на эту тему миллион. Гуглящий да найдет.

3. Систематическая уборка

Я не верю в систематическую чистку по графику. Или же мне это просто не нравится, однако, хотя бы в стихийном порядке проводить ее все же стоит.

Проводите чистку системы специализированными программами, иначе медленно и незаметно ПК будет заполняться лишними записями в реестре, отчетами об ошибках, кусками некорректно удаленных программ, и прочим, что может заполнить значительную часть жесткого диска.

Процесс очистки клавиатуры с помощью салфеток может быть очень длительным и трудоемким. Мой метод: с помощью отвертки снять верхнюю панель клавиатуры, поместить ее под струю воды из под крана, почистить щеткой для одежды с хозяйственным мылом, стряхнуть воду, дать немного просохнуть и собрать клавиатуру. Чистота - идеальная, а также вы избавляетесь от всего, что накопилось не только на клавишах, но и под ними.

Внутри вашего системного блока может быть обнаружено около килограмма пыли, а это ведет к перегреву вследствие замедления вращения вентиляторов, «эффекта одеяла», задерживающего тепло элементов, покрытых толстым слоем пыли. С этой проблемой лучше справляться с помощью пылесоса.

4. Стандартизация

Зачем мне идентифицировать, если я и так знаю свое рабочее место?

1. на случай отпуска или болезни вас кто-то должен замещать. Он должен найти любой документ или предмет;


2. рабочее место очень быстро ухудшается, если его не стандартизировать.

Сделайте инструкцию в картинках к каждой технике, про которую надо что-то кому-то объяснять. Именно сделайте, а не отксерокопируйте заводскую инструкцию. На лотках подпишите, какой стороной класть черновики листов А4 (на разных принтерах по-разному).

Также, подпишите ящики тумбочек, места хранения предметов. Особенно тщательно нужно подписать все общие места - шкафы с документами, места хранения канцелярских принадлежностей, места общих чайных принадлежностей.

Выполните стандартизацию таким образом, чтобы:

1. Минимизировать необходимость обучения;

У каждого рабочего места (хотябы только около общих мест) обычно делают стандарт в виде фотографии: как всё должно быть.

5. Совершенствование

• 5S никогда не может быть признан «завершенным», т.к. этот процесс ежедневный и непрерывный.


• Полюбите процесс оптимизации, постарайтесь искать возможности с азартом и вдохновением.


• Оказавшись у чужого рабочего места - осмотрите, что полезного вы можете использовать. Понаблюдайте за работой.

Чего делать не надо

Подробнейшим образом разобрано здесь:

Ни в коем случае не кладите клавиатуру на выдвижную панель для клавиатур! Эту панель придумал враг человечества. Это архи-неудобно и долго. Эту панель лучше или снять или класть на нее канцелярские принадлежности.

3. Прокачка компьютера

3.1. Два монитора

Два монитора в работе инженера или программиста - это очень удобно. На одном открыт справочник, а на другом чертежная программа. Не нужно переключаться между окнами, что погружает ваше сознание в состояние потока. Повышает производительность труда на 35%, так еще и чувствуешь себя крутым хакером.

Важный аспект этой темы заключается в том, что органолептические свойства мониторов должны быть схожими: размер зерна, высота, наклон. В противном случае вы будете терять энергию на перестройку хрусталика глаза, который должен адаптироваться к новому формату.

3.2. Пятикнопочная мышь

Компьютерную мышь рекомендую использовать с дополнительными клавишами по бокам, и дополнительную клавишу под большой палец запрограммировать, например, под действие «Назад», значительно ускорив ваш серфинг по папкам. Зашли в папку - не то. Не надо тянуться к кнопке проводника «Назад», просто мгновенно нажимаете большим пальцем дополнительную клавишу мыши и смотрите следующую папку.

Также очень удобно пользоваться на мыши кнопкой "Свернуть окно".

3.3. Клавиатура

Очень неудобно выполнен дизайн клавиатур для программистов. Всё было бы ничего, если бы такие раскладки не были бы так распространены. Они продаются везде и кругом. Так вот, покупать их не надо.

Проклятые новаторы дотянулись до клавиатуры и поместили эту кнопку туда, где ее быть не должно.

Здесь должен быть Enter! Потому что его нужно нажимать мизинцем! Получив такую клавиатуру, я иду ее менять.

Эти несовершенные промышленные дизайнеры не знают, куда деть эту злосчастную кнопку! Она может оказаться и здесь!

Это сильно затрудняет набор текста слепым 10-пальцевым методом! Гораздо лучше было бы разместить ее вместо двойного Backspace или вместо второго этажа Enter.

Также она может оказаться и здесь. И тут ей тоже не место, т.к. это делает невозможной комбинацию клавиш Ctrl + Insert, Shift + Insert (аналог Ctrl + C, Ctrl + V, который видится мне намного удобнее).

Если на вашей клавиатуре клавиши «Sleep», «Wake» и «Power» расположены как на фото - возьмите отвертку, разберите клавиатуру, удалите эти клавиши, соберите клавиатуру. Они расположены в крайне неудачном месте, и случайное на них нажатие приводит к выключению или переводу ПК в спящий режим, сопровождаемому, ко всему прочему, всплеском раздражения пользователя.

Если у вас ноутбук, и на нем ваша скорость набора текста падает из-за неудобной клавиатуры - не стесняйтесь и подключите внешнюю клавиатуру через USB.

3.4. USB-удлинитель

Безусловно, прошли те времена, когда для установки флешки необходимо было добраться до задней части системного блока, который стоит под столом, однако… не для всех. Если ваш системник настолько древний, то просто купите удлинитель, чтобы вставлять флешку удобно, а не залезая под стол.

3.5. Жесткий диск SSD

Купил жесткий диск SSD, и поставил на него операционную систему. А файлы оставил на своем старом жестком диске (HDD). Включение, выключение, и оперативная работа компьютера ощутимо ускорились. Комп стал значительно меньше тормозить, т.к. скорость обмена данными у SSD выше.

4. Прокачка программного обеспечения

Когда я говорю людям о каких-то новых удобных программах я прямо физически ощущаю отторжение их мозга.

"Блиииин, какие-то програаааммы, зачеееем??((В них надо разбирааааться...!!!(("

Пожалуйста, сделайте над собой усилие. Они простые дальше некуда.

4.1. Punto Switcher

Для устранения эффекта набора текста на противоположной раскладке клавиатуры ghbvthyj nfrbv j,hfpjv, удаления всего, что написал, и набора этого текста заново, могу порекомендовать установить бесплатную программу Punto Switcher, автоматизирующую данную операцию.

Однако, я сразу же отключаю у нее автоматическое переключение раскладки, и каждый раз переключаю его комбинацией клавиш, а программа только страхует. Например, когда вы уже написали половину слова не на том языке, то не удаляете его, чтобы написать заново, а просто нажимаете клавишу Pause и слово меняет свою раскладку.
Всё потому что в автоматическом режиме при наборе паролей или аббревиатур происходят ложные срабатывания.

4.2. NumLock Calculator

Для ускорения расчетов, производимых на калькуляторе, могу порекомендовать установить бесплатную программу NumLock Calculator. Это обычная (или расширенная) программа-калькулятор, с тем лишь отличием, что мгновенно вызывается на экран нажатием клавиши NumLock, ей же и скрывается. Выглядит это следующим образом - вы заносите руку над дополнительной клавиатурой, нажимаете NumLock, с этой же дополнительной клавиатуры вводите цифры и знаки, и закрываете калькулятор той же клавишей.

Дополнительная клавиатура - это вот. И кнопка, на которую нажимать, обведена.

4.3. Записки Windows

Постоянно использую. Очень удобно.

Есть какой-то текст, который постоянно нужно копировать, и куда-то вставлять. Его удобно держать в записках, а не в каких-то там блокнотах, которые надо открывать.

4.4. Скриншотер

Я постоянно что-то скриню, и эта программа хороша тем, что можно сразу же выделить какой-то фрагмент экрана, чтобы потом не подрезать. И эти куски не надо никуда сохранять, они сами валятся в нужную папку. Очень ускоряет.

4.5. Двухстрочный пуск и отсутствие группировки свернутых окон

Двухстрочный пуск мне очень нравится тем, что всегда виден день недели! Потрясающе!

Отсутствие группировки свернутых окон тоже ускоряет работу. Сокращает ненужные клики мышкой.

4.6. Минимализм. Избавиться от ненужного

Лишних элементов на ПК присутствует великое множество, и обычно не приходит в голову их устранять, потому что каждый из них в отдельности отнимает очень мало времени, но если умножить это время на количество этих небольших камушков, об которые постоянно спотыкаешься, то общая сумма потерь может оказаться весьма весомой.

4.6.1. Первое и очевидное, от чего следует избавиться - это лишние файлы .

Удручающе часто я видел картину, когда у человека на рабочем столе и в папках можно увидеть около 8 «Новых папок», папок с названиями «Разобрать», «вдпововд» и т.п. При этом человек клятвенно заверяет, что ему доподлинно известно, что и в какой папке размещено. Наблюдение за работой данного сотрудника показывает, что это не так. Подобное именование объектов делает бессильным даже функцию «Поиск». Поэтому: решительнейшим образом уничтожайте все, что хранится «на всякий случай», все, назначение чего не определено, все, что давным-давно устарело. Я знаю самый популярный ответ сотрудников, любящих создавать девятую по счету «Новую папку» - некогда! Не потому ли некогда, что время уходит на поиски необходимых файлов?

Что с этим делать:

Если по поводу каких-то файлов есть сомнения, что они могут все же понадобиться, то прямо в этой папке создайте папку «Хлам » и положите эти файлы туда. Это лучше, чем удалять в корзину, т.к. корзина иногда чистится просто так от скуки, и найти в ней что-то довольно сложно, а если вы ищете то, что относится к этому проекту, но никак не находится, то в папке «Хлам» этого проекта как раз и логично будет посмотреть. P.S. если честно, все, что там оказывается, не пригождается потом никогда. Это скорее для успокоения нервов.

4.6.2. Отпишитесь от 80% рассылок на свою почту.

Каждое письмо отнимает всего ничего. Вы видите очередное письмо по какой-то ежедневной рассылке, которую вы никогда не читаете, мгновенно его удаляете, потеряв секунду, а отписаться «некогда», потому что нужно потратить 18 секунд. Так вот: вы теряете не секунду: вы видите, что пришло новое письмо - внимание уже отвлеклось; интерес гложет, что же там? Открываете в почту - очередная рассылка. Удалить. Если засечь время на все действия, связанные с приходом этого письма, то получится не секунда, а намного больше.

4.6.3. Уберите хлам из автозагрузки, из трея. Это может сильно занимать оперативную память. То, что вы убрали из автозагрузки, вполне вероятно, стоит удалить с ПК полностью.

4.6.4. Разберитесь на рабочем столе компьютера. Если он на 90% занят ярлыками и файлами - что-то не в порядке.

4.7. При частом обращении к папкам - ярлыки на папки разместить на рабочем столе, поменять у них значок на заметный

4.8. Добавьте в автозагрузку те программы, которые сразу запускаете в начале каждого рабочего дня.

То, что сразу же прокликиваете на своем рабочем столе когда утром включаете комп.

4.9. Облачное хранение данных

Создайте хранилище файлов в облаке, вырвав файлы с компьютеров сотрудников, и перенеся их в эту базу. Пусть все живут в этой базе - актуализируют в ней файлы, которыми пользуются все остальные, ничего не утаивая для себя, передав всё в коллективное пользование (за исключением ряда секретных папок). Это сильно повысит удобство в работе, защиту от непреднамеренных ошибок, и всеобщую информированность. Вот оно - истинное разрушение барьеров между отделами! Гораздо лучше, чем когда каждый сидит в своих личных файлах, пользуется своими собственными шаблонами, когда у людей разные версии одного и того же документа.

Все эти действия позволят вам если не исключить, то значительно снизить такие лишние операции, как «отправка последней версии», и прочие пересылки, загромождая почту. Главное - отлаженная дисциплина. Единая система именования файлов. Все должны работать в системе по ее правилам.

А облачные файлы плохи тремя вещами - скоростью работы, недоступностью при аварии сети и возможной утечкой к конкурентам.

Чтобы минимизировать риски, лучше в общем доступе размещать только файлы, над которыми действительно совместно работают. Должны они быть на местном файлохранилище, но синхронизироваться с облаком для возможного удаленного доступа из дома или из любой точки земного шара. Ваш системный администратор сможет это сделать.

4.10. Облачный планировщик

Выберите тот, что вам по вкусу. Они нужны, чтобы каждый сотрудник видел единый план задач.

4.11. Обновление электронной почты не чаще, чем раз в 30 минут

Чтобы увеличить интервалы работы в режиме погруженности в процесс

5. Прокачка сотрудника

Специфика работы офисного сотрудника такова, что максимум его результативности достигается в период, который можно назвать «поток», то есть максимальная сосредоточенность на задаче, погруженность в процесс. Если данного сотрудника отвлечь каким-нибудь вопросом, он растеряет огромный массив информации, которая находилась в обработке в его голове, и ему снова понадобится много времени, чтобы настроиться на работу. Это можно сравнить с тем, чтобы спросить у человека, несущего огромное количество дров, который час. Он сбросит дрова на землю, посмотрит на часы на своем запястье, ответит на вопрос, и будет долго, по одному бревнышку, собирать все, что нес.

5.1. Научиться пользоваться горячими клавишами

Это просто надо загуглить и выучить, натренироваться. Не всё за раз. Не спеша, по одной комбинации в день. Если пользоваться только мышью - ваша работа сильно замедлится.

Распечатайте листочек с горячими клавишами и подвесьте перед собой.

5.2. Научиться правильно переписываться в электронной почте и задействовать правило пустого инбокса

5.3. Научиться бороться с истощением системы коммуникации

Это когда мы звоним по каждому чиху, и отвлекаем, хотя по несрочным вопросам можно писать на электронную почту.

Вот таким образом:

5.4. Изучить слепой 10-пальцевый набор текста

Эта штука под сомнением. Я научился, но лучше бы не учился. Опечаток стало больше. Кому-то поможет, но мне не помогло.

5.5. Научиться правильно сообщать информацию

Сотрудники компании не телепаты, и должны договориться о единых правилах взаимодействия, чтобы четко понимать что должны ожидать друг от друга. В инструкции есть единая система правил, простая и надежная как автомат Калашникова. Это намного лучше, чем обрывки правил и пожеланий, озвученных когда-то кем-то на словах.

Всем в компании станет жить намного лучше и проще, если каждый будет соблюдать данные правила. Все мы порядком устали от бардака.

5.6. Использовать строительные шумопоглощающие наушники

Лично я часто их использую чтобы сконцентироваться на работе и не отвлекаться.

Вывод:

После всего этого постарайтесь распространить культуру содержания ПК на свой отдел, и дальше. Добиться этого можно личным примером и через обучения. Спаситесь сами и возле вас спасутся другие! Не бойтесь пробовать. Испытали, не понравилось, вернули как было. Понравилось - оставили. Обменивайтесь с коллегами новыми наработками, сразу запускайте их в жизнь. Это приведет к цепной реакции - у ваших сотрудников идеи будут появляться в голове сами по себе. С таким подходом и работать приятно. Главное - не сдаваться в самом начале, неизбежно встретившись с сопротивлением «инерции покоя» в головах людей, с которой неизбежно встречается всякий, кто решил вступить на тропу инициации изменений.

Бомбовская статья! Репост!

5S – сокращение от “5 Steps” (пять шагов) представляет собой инструмент для обеспечения системы бережливого производства , рационализации рабочего места. Это не “стандартизация уборки”, а философия экономного, успешного, бережливого производства. Система была разработана в послевоенной Японии, в компании Toyota.

Цели 5S Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать; повышение производительности труда; снижение числа несчастных случаев; повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов. Что такое 5S 5S – это пять японских слов, описывающих цикл, состоящий из последовательных шагов: Шаг 1. Сортировка (cэири) - чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Шаг 2. Соблюдение порядка (сэитон) - аккуратность, организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Шаг 4. Стандартизация (сэикэцу) - поддержание порядка, необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Шаг 5. Совершенствование (сицукэ) - формирование привычки, воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

1. Сортировка 2. Соблюдение порядка 3. Содержание в чистоте 4. Стандартизация 5. Совершенствование

Шаг 1. Сортировка

Сортировка – означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:
должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

Шаг 2. Соблюдение порядка

Соблюдение порядка – означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне, сделать расположение рациональным. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

Содержание в чистоте – значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, проводить современную уборку, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.

Шаг 4. Стандартизация

Стандартизация – это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.

Шаг 5. Совершенствование

Совершенствование – означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

Кодовое значение цвета в системе 5S

Кодовое значение цвета в системе 5S

Пример использования напольных лент 3М