Отправляют в командировку без согласия работника. Отправляем в командировку: пошаговая процедура

Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства - от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.

Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения - Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее - Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.

Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.

Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.

В конце январе мы провели интернет-конференцию, в ходе которой эксперты 1С отвечали на вопросы посетителей сайта о новых правилах оформления командировок. В материале собраны наиболее частые вопросы, заданные в ходе интернет-конференции на . Кроме того, эта тема была подробно освещена 19 февраля в 1С:Лектории. Видеозапись лекции вы можете посмотреть на сайте ИС 1С:ИТС . Видеозапись состоит из нескольких частей:

• Е.Н. Калинина. Отражение командировочных расходов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) для целей бухгалтерского и налогового учета
• Г.В. Малышкина. Оформление и расчет зарплаты сотрудника за период пребывания в командировке в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3.0)

Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________ .

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) - служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

По моим наблюдениям, о правилах сотрудники часто осведомлены меньше, чем работодатели. Это порождает конфликты, и бледно в этих конфликтах выглядят именно работники.

Хотя бывает и наоборот. Недавно один работодатель с гордостью сообщил мне, что в его организации работники ездят в командировки за свой счет. Пришлось объяснять, чем это грозит.

Первое и главное. Работник обязан поехать в командировку по заданию работодателя (лишь некоторые категории работников могут отказаться от поездки – об этом ниже). Работодатель обязан профинансировать эту поездку.

Теперь подробнее.

Сразу скажу, какие документы нужно держать на своем столе, если командировка в вашей работе – дело обычное.

Трудовой кодекс – это главный документ. Командировкам посвящены глава 24 (статьи 166 – 169), ст.259, 268.

«Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В этом документе расписаны все вопросы, касающиеся командировок, освещенные в законодательстве: кто едет, на какое время, за чей счет, как уехать в командировку за границу и т.д.

Инструкция Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 «О служебных командировках в пределах СССР». Не нужно удивляться, этот документ никто не отменял, а значит, он действует – правда, только в тех частях, которые не противоречат ТК и Положению из предыдущего пункта.

Письмо Федеральной налоговой службы РФ №МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение» — о том, как нужно отчитываться в понесенных в командировке расходах.

Письмо Министерства Финансов РФ от 01.07.2010 №03-03-07/23 , в котором разъясняется, как отчитываться перед бухгалтерией, если вы покупали электронный билет.

Письмо Министерства Финансов РФ от 18.08.2010 №03-03-06/1-556 рассказывает о том, как отчитываться за проживание в гостинице.

Письмо Министерства Финансов РФ от 07.07.2010 №03-04-06/6-140 будет больше интересно бухгалтерии, так как в нем говорится о налогообложении суточных в заграничной командировке.

Работникам отделов кадров и секретарям напоминаю о Приказе Минздравсоцразвития РФ от 11.09.09 №739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», в котором рассказывается, как вести специальные журналы.

Кроме того, условия отправления работника в командировку могут быть расписаны и в самой организации, например в «Положении о командировках» или в коллективном договоре. Хорошо, если у вас есть такие документы – условия в них описаны точно не хуже, чем предлагают общие законы.

Что такое командировка?

Открываем статью 166 ТК РФ и читаем: «Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

То есть командировкой считается направление сотрудника одной организации в другую для выполнения определенного задания. При этом «другой организацией» может быть и обособленное подразделение (филиал, районное отделение) компании, в которой работает сотрудник. Необязательно место, куда направляется работник, расположено в другом городе, это может быть офис в соседнем здании. Главное, что человек будет выполнять задание вне места своей постоянной работы — то есть того места, которое определено .

А вот, скажем, проводник или стюардесса, передвигаясь по стране, не находятся в командировке. Водитель-экспедитор, который развозит грузы по городу, области или всей стране, тоже.

Кого работодатель не может направить в командировку?

Во-первых, беременную женщину – их строго запрещено отправлять в любые командировки (ст.259 ТК РФ).

Во-вторых, работников в возрасте до 18 лет. Но тут есть нюанс: «исключение составляют творческие работники… и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений…» (подробнее см. ст.268 ТК РФ).

В-третьих, работника-инвалида, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (подробнее см. Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации).

В-четвертых, зарегистрированного кандидата (в соответствии с Федеральным законом от 12.06.2002 №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»).

В-пятых, работников, с которыми у работодателя заключен ученический договор, если только поездка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, матерей и отцов, воспитывающих ребенка до 5 лет без супруга (супруги), опекунов и попечителей несовершеннолетних, родителей детей-инвалидов, работников, осуществляющих уход за больным членом семьи можно отправлять в командировки только с их письменного согласия и если это не запрещено по медицинским показаниям (ст. 259 и 264 ТК РФ).

Письменное согласие на командировку этих категорий работников лучше всего зафиксировать на приказе. Своей рукой, желательно на лицевой стороне приказа о направлении в командировку, работник пишет:

Согласен отправиться в служебную командировку в г. Москва с 12 по 15 октября 2011 года. С правом отказаться от направления в командировку ознакомлен.

И расписывается. Это простое действие застрахует работодателя от возможных проблем при проверке.

Сроки командировки

Пункт 4 Положения определяет четко: днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем возвращения – дата прибытия транспорта.

Например:

Еще пример: самолет вылетает, скажем, 1 сентября в 00:15, тогда днем начала командировки будет считаться 1 сентября. НО: скорее всего, работник явится в аэропорт за два часа до вылета, чтобы пройти регистрацию, да и до аэропорта еще нужно доехать. 31 августа можно считать днем начала командировки, если работник предоставит проездной билет (например, на электричку), по которому добрался до аэропорта, с указанием даты и времени.

Поэтому сохраняйте все билеты, чеки и квитанции, которые получаете, находясь в командировке, чтобы составить грамотный авансовый отчет и, возможно, возместить часть собственных расходов.

Закон определяет четко: днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем возвращения – дата прибытия транспорта.

Например: если самолет вылетает 5 ноября в 23:55, а прилетает 10 ноября в 00:10, то работник был в командировке с 5 по 10 ноября. И даже если 5 ноября он, как и положено, отработал с 9 до 18 часов, этот день будет внесен в табель как командировочный. Выходить ли на работу 10 ноября, определяется по договоренности с работодателем. Формально сотрудник все еще находится в командировке.

17 комментариев

Светлана говорит:

Александр Ветров говорит:

Анатолий говорит:

татьяна говорит:

Андрей говорит:

Ольга говорит:

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим на такие вопросы:

что такое командировка;

кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;

какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

беременных;

несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);

людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом. Согласно статье 259 Трудового кодекса, предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким гражданско-правового характера. Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

служебное задание (нужна форма Т-10а);

приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);

командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;

отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;

место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;

протяжность поручения, дата его начала и конца;

название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;

основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

ФИО и должность командируемого;

отдел, в каком он работает;

место командировки;

В приказе необходимо источник с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

филиалы и заграничных фирм;

организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

командировки гостиницы

Командировка - это не праздная поездка, а путешествие, вызванное производственной либо служебной необходимостью. Следовательно, сотрудники должны понимать поставленные перед ними цели и успешно выполнить все задания. Кроме этого, компенсация расходов на транспорт и проживание требует подготовки отчётов. Уметь составлять их должен каждый человек, в должностные обязанности которого входят командировки.

Что значит служебная командировка

Работодатель даёт задание направить сотрудника выполнить поручение в каком-либо отличном от рабочего месте в течение некоторого срока, а работник отправляется выполнять поручение - это точное описание служебной командировки. То есть такая служебная поездка подразумевает, что сотрудник в течение заданного срока будет выполнять какое-то вполне определённое задание вне своего рабочего места. Рабочим местом при этом считается то подразделение (филиал, офис), где сотрудник компании ежедневно выполняет свои должностные обязанности.

Если обязанности работника осуществляются в разъездах, то командировкой они не считаются. И также не является служебной командировкой поездка к месту работы вахтовым методом. А вот направление сотрудника выполнить свои обязанности в филиал компании или подразделение в другом городе будет служебной командировкой. И для работающих дистанционно вне рабочего места работодателя сотрудников (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 № 14–2/ООГ-4733), а также надомников, выполняющих свою работу на дому, поездка в головной офис является служебной командировкой.

Дистанционная работа выполняется в месте, отличном от организации работодателя. А надомная работа выполняется в рамках трудовых отношений на дому, то есть, как и для выполняемой дистанционно, рабочее место и головной офис не совпадают.

Консультант плюс


http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0

Отправка сотрудника на учёбу от предприятия также является командировкой.

Важно, чтобы работодатель письменно распорядился об отправке сотрудника в командировку. Для этого обычно издаётся приказ или распоряжение. Не менее важно, чтобы отношения работника и компании были официально оформлены, то есть сотрудник был именно трудоустроен, а не трудился в рамках, например, договора подряда. Как долго работник будет пребывать в командировке, и что именно он там будет делать - зависит от содержания задания на поездку.

Служебная командировка отличается от служебной поездки своими целями. Командировка предполагает решение сотрудником рабочих вопросов в месте, отличном от постоянного места работы. Например, требуется заключить договор с организацией, которая находится в другом городе. Или работник направляется для выполнения ремонтных работ оборудования заказчика или консалтинговых услуг сторонней компании. И если сотрудник направляется в филиал организации для выполнения своих должностных обязанностей - это тоже служебная командировка.

Служебная поездка же предусматривает выполнение должностных обязанностей сотрудником в процессе разъездов. Например, сопровождение груза в пути следования, выполнение рейса на маршрутном автобусе - это служебные поездки.

Для штатного водителя поездка в другой город будет считаться служебной поездкой, а для пассажира - командировкой

Что гарантирует закон о труде

Направляя коллегу в командировку, компания гарантирует, что за ним сохранится занимаемая должность и зарплата. В период командировки работнику выплачивается средний заработок.

Сотруднику, отправляемому в командировку, оплатят проезд к месту назначения, компенсируют плату за проживание и возместят все расходы по проживанию вне дома (суточные), а также другие разрешённые руководством расходы (услуги связи, например). В течение всего срока командирования и времени в пути (и вынужденные задержки) за работником сохраняется средний заработок по графику, установленному на постоянном месте работы. Выход на работу в выходные и праздничные дни во время командировки оплачивается по законодательству.

Кого отправим в командировку

Оформляя командирование, следует проверить саму возможность отправки конкретного должностного лица. Действительно, отправлять беременных женщин и лиц моложе 18 лет вы не можете, даже если работники с этим согласны. Правда, к людям творческих профессий и спортсменам (даже если они моложе 18 лет) это ограничение не относится.

• женщины с детьми до 3 лет,
• женщины с медицинскими запретами на командировки,
• родители, в одиночку воспитывающие ребёнка в возрасте до 5 лет,
• иностранные работники,
• инвалиды с медицинскими запретами на командировки.

Можно ли отказаться от командировки

Те работники, которых возможно командировать с их согласия, могут легко отказаться от поездки, составив служебную записку (в произвольной форме на имя руководителя). Всех остальных сотрудников можно направлять, не интересуясь их желанием.

Если есть производственная необходимость, любого работника без учёта согласия можно отправить в командировку. С другой стороны, в компании может действовать внутреннее положение о командировках, в котором нужно чётко описать ситуации, когда и при каких обстоятельствах сотрудник может отказаться от командировки.

Некоторых работников можно направлять в командировку только с их письменного согласия, остальные обязаны подчиниться соответствующему приказу руководства

Как рассчитать срок командировки

Длительность командировки определяется поставленными руководством задачами, какие бы то ни было рекомендации по определению сроков командировки отсутствуют. Определить её необходимо, чтобы рассчитать сумму, выдаваемую командируемому специалисту. Командировка, кстати, может длиться и один день.

Время на дорогу засчитывается в общий срок, но есть пара тонкостей в расчёте общей длительности. Временем выезда считается время выезда транспорта, а время прибытия - время приезда транспорта в место назначения. То есть если поезд отправляется 31 января в 23:35, то в срок командировки включается весь день 31 января.

Рейс из аэропорта отправляется 31 января в 0:10, аэропорт находится за чертой города. Началом командировки будет 30 января, хотя в билете стоит дата 31.01, так как сотруднику ещё требуется добраться до аэропорта.

Как оформить командировку

Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.

Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.

Стоит отметить, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по итогу в 2018 году отменены (Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями ещё в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015 года). Однако использование этих документов не запрещено.

Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку

Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме. Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:

• наименование работодателя,
• фамилия имя и отчество командируемого,
• цель, место, сроки командировки.

Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.

Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки

Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.

В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью

Выдача денежных средств

Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.

Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж - 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.

Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.

Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.

Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально - билетами, квитанциями об оплате.

Учёт рабочего времени командируемого

Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.

Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников

Авансовый отчёт как окончание командировки

После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:

• проездные билеты;
• квитанции об оплате услуг по найму жилья;
• кассовые чеки и прочее.

Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.

Видео: нюансы учёта командировочных расходов

Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода

По авансовому отчёту станет ясно, требуется работнику доплатить невыплаченную в виде аванса и истраченную сумму или работник должен вернуть неизрасходованный аванс. Если выданная сумма не полностью потрачена, то в течение определённого времени работник возвращает деньги. Если через месяц после окончания этого срока сумма не будет возвращена, то руководитель имеет право высчитать её из зарплаты работника.

Примеры документального оформления командировки

Командирование сотрудников сопровождается оформлением целого списка документов начиная от приказа о направлении, который, кстати, хранится 75 лет, до авансового отчёта. Покажем примеры заполнения некоторых наиболее важных документов.

Журнал регистрации командировок позволяет систематизировать информацию обо всех поездках. Стандартной формы для него нет, в качестве примера можно использовать документ, форма которого приведена ниже.

В журнале фиксируются фамилии сотрудников, дата поездки, организация и город назначения

Если организация регулярно отправляет своих сотрудников выполнять трудовые задачи в иные рабочие места, то имеет смысл формировать график командировок.

План командировок заполняется при частых командировках, позволяет вести учёт цели командировок

На предприятиях с частыми командировками актуальна разработка положения о командировках. В нём имеет смысл прописать все нюансы отправки сотрудников в командировки, а также указать, при каких обстоятельствах можно отказаться от поездки, какие дополнительные расходы компенсируются и в каком виде следует готовить отчёт.

Видео: оформление командировки

Особенности оформления отдельных видов командировок

Если отправлять сотрудника в командировку за пределы России, то ему необходимо выплачивать суточные, покрывать траты, связанные с оформлением заграничного паспорта и получением визы. Если поездка однодневная, то в ограниченном размере компенсируется плата за жильё.

Командировка в районы Крайнего Севера ничем не отличается от командировки в пределах страны. Сотруднику полагаются те же гарантии, применяется тот же порядок расчёта сроков командировки и оплаты суточных.

Командировка сотрудника, работающего по совместительству, выполняется в описанном выше порядке. Во второй организации отсутствие на рабочем месте оформляется отпуском за свой счёт.

Командировка на личном транспорте

Проезд к месту командирования на личном транспорте должен быть письменно разрешён руководством организации. Этот момент обычно фиксируется в приказе. Так как проезд выполнен на личном транспорте, то для компенсации расходов на ГСМ и ремонт после возвращения необходимо сдать в бухгалтерскую службу служебную записку. В ней сотрудник указывает период пребывания в пункте назначения, сюда прикладываются путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и прочие документы, подтверждающие маршрут.

Если был взят больничный в командировке

Если в течение командировки был оформлен больничный лист, то на время болезни выплачивается пособие по нетрудоспособности, компенсируется оплата жилья (если сотрудник не находился на стационарном лечении), а также суточные.

Можно ли продлить или отменить командировку

Командировку можно продлить, для этого издаётся приказ о продлении с указанием даты окончания командировки. Его отправляют сотруднику в место командирования для ознакомления. С приказом о продлении командировки работника необходимо ознакомить под подпись, это можно сделать после его возвращения. Следует учесть при продлении срока, что увеличить время пребывания в командировке для некоторых категорий работников можно исключительно с их письменного согласия. Это те самые работники, отправлять которых можно с их письменного разрешения.

Командировку можно отменить раньше срока, это также оформляется в виде приказа.

Командировка может длиться один день или несколько месяцев. Её длительность можно увеличить или, наоборот, сократить. Во время отсутствия сотрудника за ним сохраняется его должность и зарплата. Если во время командировки человек берёт больничный, то за этот период ему выплачивают пособие по нетрудоспособности и компенсируют все траты.

Время от времени у администрации фирмы будет возникать необходимость отправить своего сотрудника в поездку с целью решения каких-либо производственных задач - приобретения оборудования или материалов, представление интересов фирмы, поиска партнеров и т. д. Такая служебная командировка предполагает правильного документального оформления, а также компенсации понесенных в ее процессе затрат.

Действующее законодательство четко устанавливает, что именно стоит считать командировкой.

Это поездка для выполнения служебного задания в стороннюю организацию, при этом она может располагаться не только в другой местности, но и в регионе нахождения самой фирмы.

Командировкой не могут признаваться поездки на курсы повышения квалификации, а также временный перевод в расположенное в той же местности структурное подразделение, если это не влечет изменений заключенного .

В то же время, поездка сотрудника по заданию руководителя в головной офис либо отдельное структурное подразделение, находящееся вне основного места работы, будет признана командировкой.

Внимание! Срок командировки определяется администрацией компании и должен быть закреплен в или в служебном задании.

В течение трех дней с момента приезда, работник должен предоставить отчет о поездке и подтверждающие документы, на основании которых будет производиться оплата командировки.

Является ли приезд надомного работника в офис командировкой?

По данному вопросу у экспертов сложилось два практически противоположных мнения.

Первое гласит, что согласно ТК командировка - это выполнение задания руководства вне постоянного рабочего места. При этом Положение о командировках №749 устанавливает, что место постоянной работы - это место нахождения организации либо структурного подразделения, с которым подписано трудовое соглашение.

Таким образом, поездка надомного сотрудника в офис не будет являться командировкой, поскольку он, фактически, приезжает на свое рабочее место. Если по каким-либо причинам работнику все же периодически нужно появляться в офисе, но лучше всего в трудовом соглашении предусмотреть порядок вызова, процесс компенсации расходов и т. д.

С другой стороны, если такие поездки будут носить регулярный характер, то контролирующие органы могут переквалифицировать такой договор из дистанционного в обычный.

Вторая позиция базируется на письмах Минфина, в которых он признает поездку надомника в офис командировкой. В этом случае на каждый факт выезда компании необходимо оформлять приказ, . При этом отметки об убытии из дома и прибытии туда ставит сам работник, без печати.

Даты поездки должны подтверждаться проездными документами. Все расходы, понесенные надомником во время поездки, организация вправе компенсировать.

Внимание! В связи с тем, что по данному вопросу нет судебной практики, организация вправе выбрать любой подход, закрепив его в своих внутренних локальных актах, например, в .

Считается ли разъездной характер работы командировкой?

Действующее законодательство четко разделяет понятия разъездной работы и командировки.

Командировка это поездка работника по заданию руководства в определенное место с определенной целью, причем место назначения отличается от его постоянного места работы. Это значит, что если сотрудник постоянно сидит в офисе, и время от времени выезжает по делам фирмы - это служебная командировка.

В то же время, если работник постоянно находится в пути, и фактически не имеет постоянного рабочего места - то это разъездная работа.

Условие о том, что сотруднику назначается разъездной характер работы, сразу указывается в его трудовом соглашении, а также приказе об оформлении на работу. В то же время, простой сотрудник подписывает соглашение со стандартными условиями, а производится путем создания приказа на командировку, служебного задания, командировочного удостоверения и т. д.

Различается также и процесс оплаты труда сотрудников. Помимо полной компенсации расходов на транспорт, проживание и прочих, установленных локальными актами, их рабочее время оплачивается принципиально по-разному.

Если при командировке эти дни рассчитываются исходя из среднего заработка, то при разъездном характере оплата производится исходя из условия, указанного в трудовом соглашении - тарифной ставки, оклада и т. д.

Важно! Таким образом, если в трудовом соглашении с сотрудником указано, что поездки - это его прямая обязанность, а не выполнение заданий руководства, то их нельзя признавать командировками.

Кого нельзя отправить в командировку

Если работнику предстоит служебная командировка, то по закону, отказаться от нее он не может. Однако закон устанавливает категории сотрудников, которых либо вообще нельзя отправлять, либо от них необходимо получить согласие в письменном виде.

Закон запрещает отправлять в поездки следующих работников:

• Если у него действует ученический договор;
• Женщин, которые ожидают появление ребенка;
• Работников возрастом до 18 лет.

Однако для последней категории действуют исключения. Это правило не распространяется на работников творческих профессий - СМИ, кино, цирков, театров, а также занятых на других работах, предполагающих создание или исполнение произведений. В эту же категорию входят и спортсмены.

Важно! Если работник входит в категорию, для которой запрещены поездки, отправлять его в них нельзя ни при каких условиях, даже если он даст письменное разрешение. В любом случае на организацию будут наложены штрафы.

К таким работникам относятся:

• Женщины с детьми до 3-х лет, либо гражданин, воспитывающий ребенка такого возраста без матери;
• С детьми до 5 лет, воспитывающие его без второго супруга;
• С детьми-инвалидами до 18 лет;
• Осуществляющие медицинский уход за родственниками;
• Сотрудники-инвалиды, если это не мешает программе реабилитации;

Внимание! Согласие, которое дает такой работник, обязательно должно включать пункт о том, что он знает о своем праве дать отказ согласно положениям ТК.

Какие гарантии получает сотрудник?

Законодательство гарантирует работнику во время его нахождения в командировке, что за ним на время поездки будет сохраняться его должность и место работы, ему будет начислена оплата в размере среднего заработка за каждый день, а также, что работодатель компенсирует ему расходы, которые он понес во время нахождения в командировке.

Компенсация расходов


К расходам, которые может оплатить компания, ТК относит:

• Затраты на проезд к месту командировки и обратно;
• Затраты на оплату жилья;
• Суточные выплаты;
• Прочие затраты, которые работник осуществляет при согласии работодателя.

Порядок оплаты этих расходов, а также объем возмещения устанавливаются в коллективном договоре либо внутреннем нормативном акте фирмы. При этом размер возмещения может быть установлен любой, на усмотрение самого работодателя.

Кроме этого, согласно письмам Минтруда и Роструда, компания имеет право установить различные нормы возмещения расходов для разных категорий сотрудников. Это обосновывается тем, что размеры выплат компания устанавливает полностью сама, а закон не обязывает ее выплачивать всем компенсации в одинаковом размере.

Внимание! Как правило в организации устанавливаются отдельные нормы расходов для руководящего состава и для подчиненных. Это необходимо прописывать в локальных документах.

Средний заработок

Средний заработок сохраняется за работником на весь период, пока длится служебная командировка, а также на дни нахождения в пути и вынужденной остановки.

Компенсация расходов на проезд

Проездные расходы включают в себя:

• Средства, потраченные на проезд к месту командировки и возвращение;
• Затраты на перемещение между населенными пунктами, если работник получил направление в командировку в организации, расположенные в разных населенных пунктах;
• Оплата проезда транспортном до вокзала, станции, аэропорта и т. д., если они располагаются вне населенного пункта;
• Оплата услуг по оформлению проездных документов;
• Оплата постели при поездке на поезде.

Внимание! Возмещение всех этих услуг производится только в случае наличия на них подтверждающих документов - билеты, чеки, посадочные талоны, купоны к электронным билетам и т. д.

Компенсация расходов на проживание

К расходам на проживание относятся:

• Затраты на предварительное бронирование и найм помещения для проживания на месте командировки. Не оплачивается, если принимающая сторона предоставляет бесплатное жилье;
• Оплата найма помещения при вынужденной остановке в пути;
• Оплата на найм помещения при наступлении болезни на месте командировки. Не оплачивается, если работник находится в больнице на стационарном лечении.

Эти расходы также возмещаются только при наличии документов. Подтверждением проживания в гостинице считается счет, на котором должно быть указано стоимость за один день, общее количество дней и общая сумма к оплате.

Кроме этого должна быть печать гостиницы и отметка о том, что произведена оплата. Если на период командировки работник снимает квартиру, то должен быть оформлен договор найма либо расписка от собственника о получении денег.

Суточные

Размер суточных должен закрепляться в локальных актах. Их максимальная сумма не ограничена, однако необходимо помнить о нормах для целей налогообложения. При их превышении на сумму сверх нормы придется начислить налог. Суточные при командировках выплачиваются за все дни, включая праздники, выходные, время нахождения в пути.

Компенсация прочих расходов

К прочим расходам, которые оплачиваются по согласованию с администрацией относятся:

• Оплата дополнительных услуг в гостиницах (к примеру, прачечная);
• Оплата услуг связи;
• Затраты на оформление загранпаспорта и уплату обязательных платежей и пошлин;
• Консульские и аэродромные сборы;
• Оплата въезда либо транзита транспорта;
• Оплата обязательной медицинской страховки;
• Другие расходы.

Внимание! Перечень прочих расходов, подлежащих оплате, а также нормы, должны закрепляться в локальных актах предприятия.